Κείμενο
Ι. Εισαγωγικές παρατηρήσεις
Με την πάροδο των τελευταίων ετών, η κοινωνία κινείται προς μια πιο διασυνδεδεμένη, ψηφιακή πραγματικότητα, στις αυξημένες απαιτήσεις της οποίας ο σύγχρονος Συμβολαιογράφος καλείται να ανταποκριθεί. Παρά την απλοποίηση των διαδικασιών για την κατάρτιση συμβολαιογραφικών πράξεων μέσω της ψηφιοποίησής τους με στόχο την ευκολότερη επεξεργασία των δεδομένων που αυτές εμπεριέχουν, για τις περισσότερες νομικές πράξεις που απαιτούν συμβολαιογραφική επικύρωση όπως, ενδεικτικά, η μεταβίβαση ακινήτου, η έκδοση (άυλου) συναινετικού διαζυγίου, η διεξαγωγή ηλεκτρονικού πλειστηριασμού,η συμβολαιογραφική πράξη παραμένει απαραίτητη και πρέπει να εκτελείται, σύμφωνα με το ελληνικό νομικό σύστημα, αποκλειστικά από εξουσιοδοτημένο Συμβολαιογράφο. Στην κατεύθυνση αυτή, αξιοποιείται η τεχνολογία για την ασφαλή και αποτελεσματική συμβολαιογραφία, παράμετροι καθοριστικές για τη διασφάλιση της αυθεντικότητας και της νομιμότητας των ψηφιακών συναλλαγών.
Στο πλαίσιο των καθηκόντων τους, οι Συμβολαιογράφοι χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά συστήματα και ψηφιακές υποδομές για την υποβολή, επεξεργασία και αρχειοθέτηση των συμβολαιογραφικών πράξεων που συντάσσουν. Η ηλεκτρονική υποβολή συχνά απαιτεί αλληλεπίδραση με τις δημόσιες υπηρεσίες και τους φορείς, όπως το Κτηματολόγιο, την Α.Α.Δ.Ε., τον e-EΦΚΑ, οι οποίοι εμπλέκονται υποχρεωτικά στην επαλήθευση ή την καταχώριση των πράξεων αυτών, γεγονός που επαυξάνει την ανάγκη για ασφάλεια των νομικών συναλλαγών. Την εξασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της διαφάνειας των διαδικασιών εγγυώνται οι νέες τεχνολογίες με τη χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών όπως αυτό αποτυπώνεται στις ψηφιακές υπογραφές που θέτουν οι Συμβολαιογράφοι επί των πράξεων που συντάσσουν ή στους μοναδικούς κωδικούς αριθμούς που φέρουν τα πιστοποιητικά που εκδίδονται από δημόσιες αρχές, όπως για παράδειγμα το πιστοποιητικό φερεγγυότητας φυσικού προσώπου από το αρμόδιο Πρωτοδικείο ή το πιστοποιητικό πληρότητας ταυτότητας κτιρίου από το Υπουργείο Περιβάλλοντος και Ενέργειας.
Η εισαγωγή και η εφαρμογή ψηφιακής διακυβέρνησης στην πρακτική της συμβολαιογραφίας έχει επιφέρει σημαντικές αλλαγές στον τρόπο διαχείρισης και προστασίας των προσωπικών δεδομένων των συναλλασσόμενων στις συμβολαιογραφικές πράξεις. Ο νόμος 4727/2020 ρυθμίζει ζητήματα που αφορούν την ψηφιακή διακυβέρνηση στο δημόσιο τομέα, προωθώντας την εδραίωση του ψηφιακού κράτους, με τις κυριότερες διατάξεις του να περιλαμβάνουν την ενσωμάτωση οδηγιών της ΕΕ για τη διαφάνεια, την προσβασιμότητα, την προστασία δεδομένων, καθώς και την υιοθέτηση τεχνολογιών νέας γενιάς στις δημόσιες υπηρεσίες. Στην κατεύθυνση αυτή, η χρήση του προσωπικού αριθμού ως αναγκαίο μέσο για την επαλήθευση ταυτότητας στις διαδικτυακές συναλλαγές με το δημόσιο, η χρήση και η ισχύς των ηλεκτρονικών εγγράφων στις δημόσιες υπηρεσίες και στο δικαστικό σύστημα, η ψηφιακή υποδομή Ενιαία Ψηφιακή Πύλη (gov.gr) μέσω της οποίας διεκπεραιώνεται το μεγαλύτερο
Σελ. 590 πλήθος των συναλλαγών πολίτη- κράτους (C2G) και επιχείρησης- κράτους (Β2G), η νομική ισχύς ηλεκτρονικών υπογραφών και σφραγίδων και η διαλειτουργικότητα των ψηφιακών υποδομών εισάγουν έναν νέο τρόπο συμβολαιογραφίας. Η τήρηση των υψηλών προτύπων ασφάλειας και διαφάνειας είναι προαπαιτούμενες με το θεσμικό τους πλαίσιο να ενισχύεται και από τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων 2016/679 ΕΕ (στο εξής «Κανονισμός») -και του εφαρμοστικού Ν 4624/2019 όπως αυτός ισχύει- που αποτελεί τη βάση για τη διασφάλιση της νομιμότητας των διαδικασιών και της εμπιστοσύνης των πολιτών στο νομικό σύστημα .
ΙΙ. H επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δια των συμβολαιογραφικών πράξεων
Η ιδιότητα του Συμβολαιογράφου δυνάμει της οποίας νομιμοποιείται να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, ο σκοπός επεξεργασίας των δεδομένων για την κατάρτιση συμβολαιογραφικών πράξεων, το περιεχόμενο αυτών και οι πηγές πληροφόρησης από όπου οι Συμβολαιογράφοι αντλούν την απαιτούμενη πληροφορία, αποτυπώνουν στην πράξη το προστατευτικό πλαίσιο της ιδιωτικότητας στην άσκηση της συμβολαιογραφίας. Η μετάβαση από τον αναλογικό κόσμο στις ψηφιακές υπηρεσίες αποδεδειγμένα επιταχύνει τις διαδικασίες και προσφέρει διαφάνεια σε αυτές θέτοντας ως βασική προτεραιότητα την τήρηση υψηλών προτύπων ασφάλειας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
1. O ρόλος του Συμβολαιογράφου στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Ο Έλληνας Συμβολαιογράφος είναι άμισθος δημόσιος λειτουργός, στον οποίο έχει εκχωρηθεί κρατική εξουσία για να προσδίδει αυθεντικότητα στις πράξεις που συντάσσει, εξασφαλίζοντας τη διατήρηση, την αποδεικτική δύναμη και την εκτελεστότητα αυτών των πράξεων. Ταυτόχρονα, ασκεί το λειτούργημά του στο πλαίσιο ενός ελεύθερου επαγγέλματος που του προσδίδει ανεξαρτησία, ενώ παρέχει νομική ασφάλεια στους δικαιοπρακτούντες με τις αμερόληπτες συμβουλές του και τη σύνταξη των αυθεντικών εγγράφων, προλαμβάνοντας με την παρέμβασή του ενδεχόμενες δικαστικές αμφισβητήσεις.
Οι Συμβολαιογράφοι, ως επαγγελματίες που επεξεργάζονται πλήθος προσωπικών πληροφοριών για την κατάρτιση συμβολαιογραφικών πράξεων, έχουν κατά την άσκηση των καθηκόντων τους (κατά βάση) την ιδιότητα του «υπεύθυνου επεξεργασίας» σύμφωνα με το άρθρο 4§7 του Κανονισμού και υποχρεούνται να διασφαλίζουν την προστασία των δικαιωμάτων των συναλλασσόμενων με αυτούς φυσικών προσώπων. Δεν αποκλείεται ωστόσο κατά την άσκηση των καθηκόντων του ο Συμβολαιογράφος να έχει την ιδιότητα του «από κοινού υπεύθυνου επεξεργασίας» ή του «εκτελούντα την επεξεργασία» σύμφωνα με το άρθρο 27 και 28 του Κανονισμού αντίστοιχα. Οι ως άνω υποχρεώσεις των Συμβολαιογράφων απορρέουν τόσο από τις διατάξεις του Κανονισμού 2016/679 που εισάγει αυστηρούς κανόνες για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων όσο και από τις διατάξεις του Κώδικα Συμβολαιογράφων.
2. Ο σκοπός επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τον Συμβολαιογράφο
Η νομιμότητα της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την άσκηση της συμβολαιογραφίας εδράζεται: α. στη συγκατάθεση του υποκειμένου (άρθρο 6.α του Κανονισμού), β. στο γεγονός ότι επίκειται εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος (π.χ. πράξη αγοραπωλησίας) ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης (π.χ. έκδοση ασφαλιστικής ενημερότητας ως προαπαιτούμενου εγγράφου για τη σύναψη συμβολαίου) κατ’ άρθρο 6.β του Κανονισμού,γ. στο ότι η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του Συμβολαιογράφου ως εκ του ρόλου του (άρθρο 6.γ του Κανονισμού), δ. στο ότι η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη διαφύλαξη ζωτικού συμφέροντος του υποκειμένου των δεδομένων ή άλλου φυσικού προσώπου (άρθρο 6.δ του Κανονισμού) όπως για παράδειγμα θα μπορούσε να θεωρηθεί ότι συμβαίνει στην περίπτωση επείγουσας ανάγκης σύνταξης συμβολαιογραφικής πράξης σε άτομο που βιώνει σοβαρό πρόβλημα υγείας με σύντομο προσδόκιμο ζωής και ε. στο ότι η επεξεργασία εκτελείται κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας (άρθρο 6.ε του
Σελ. 591Κανονισμού) αν ήθελε κριθεί ως έννοια δημόσιας εξουσίας η διενέργεια πλειστηριασμών η οποία έχει ανατεθεί αποκλειστικά στους Συμβολαιογράφους.
3. Οι συμβολαιογραφικές πράξεις ως μέσο για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
3.1 Περιεχόμενο συμβολαιογραφικών πράξεων
Η συμβολαιογραφική πράξη ως νομικό έγγραφο παρέχει αποδεικτική δύναμη στα στοιχεία που καταγράφει, υπό το πρίσμα των αυστηρών κανόνων για την προστασία των δεδομένων που εμπεριέχει και υφίστανται επεξεργασία. Στα συμβολαιογραφικά έγγραφα καταχωρίζονται προσωπικές πληροφορίες των συναλλασσόμενων που τους ταυτοποιούν άμεσα ή έμμεσα, όπως ενδεικτικά τα στοιχεία του συντάξαντος την πράξη Συμβολαιογράφου (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, Α.Φ.Μ., διεύθυνση e-mail), τα στοιχεία των συμβαλλομένων (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, Α.Φ.Μ., στοιχεία Δ.Α.Τ./Διαβατηρίου), τα στοιχεία του ακινήτου (Α.Τ.Α.Κ, Κ.Α.Ε.Κ, πιστοποιητικό πληρότητας ταυτότητας κτιρίου/διηρημένης ιδιοκτησίας κλπ). Η αυξανόμενη χρήση των νέων τεχνολογιών και η ταχύτητα ροής της πληροφορίας στη συμβολαιογραφία προσφέρουν νέες δυνατότητες στη σύνταξη των συμβολαιογραφικών πράξεων γεγονός που παράλληλα αυξάνει και τις απαιτήσεις για την ασφάλεια των δεδομένων. Εξαιτίας των προκλήσεων που αντιμετωπίζουν οι Συμβολαιογράφοι στην εφαρμογή νέων τεχνολογικών λύσεων και του γεγονότος ότι αυτές επηρεάζουν την ηθική και τη νομιμότητα της επαγγελματικής τους δραστηριότητας, δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στην προστασία των προσωπικών δεδομένων των εντολέων τους .
3.2 Η χορήγηση αντιγράφων ως μορφή επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Σύμφωνα με το άρθρο 4§2 του Κανονισμού, «επεξεργασία» δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συνιστά κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή. Σύμφωνα με το άρθρο 13 του Κώδικα Συμβολαιογράφων, ο συμβολαιογράφος χορηγεί αντίγραφα των συμβολαίων ή άλλων εγγράφων που κατέχει στους δικαιοπρακτήσαντες, στους καθολικούς ή ειδικούς διαδόχους τους, σε κάθε τρίτο εφόσον το συμβολαιογραφικό έγγραφο καταχωρήθηκε σε δημόσια βιβλία ή δημοσιεύθηκε από αρμόδιες αρχές ή στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. Σε κάθε άλλη περίπτωση τρίτος, που έχει έννομο συμφέρον, μπορεί να λάβει τα παραπάνω έγγραφα κατόπιν παραγγελίας του εισαγγελέα πρωτοδικών.
Λόγω της ταχύτητας των συναλλαγών και της εμπλοκής διάφορων επαγγελματιών (δικηγόρων, μηχανικών, λογιστών, μεσιτών, υπαλλήλων πιστωτικών ιδρυμάτων, κλπ) η συμβολή των οποίων είναι απαραίτητη για την οριστική κατάρτιση ενός συμβολαίου, ο διαμοιρασμός εγγράφων ή πληροφοριών μεταξύ τους, αν και προκύπτει ως υποχρέωση ρητής εντολής, ενδέχεται να παρακάμπτει την τήρηση των αυστηρών διατυπώσεων του Κανονισμού. Για την αποσαφήνιση του έννομου συμφέροντος για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εμπεριέχονται σε έγγραφα σχετικά με τη σύνταξη συμβολαιογραφικών πράξεων εκδίδονται συχνά σχετικές εγκύκλιοι από τον εκάστοτε αρμόδιο Συμβολαιογραφικό Σύλλογο . Η νομιμότητα χορήγησης εγγράφων και συγκεκριμένα δημοσιευμένων διαθηκών είχε απασχολήσει κατά το παρελθόν και την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (στο εξής «Αρχή»), η οποία με την με αριθμό 119/2015 απόφασή της, εξέτασε το ζήτημα της νομιμότητας της χορήγησης αντιγράφων δημοσιευμένων διαθηκών που περιέχουν προσωπικά δεδομένα, και ειδικά ευαίσθητα, χωρίς προηγούμενη άδειά της. Σύμφωνα με απόφαση του νομοθέτη, αντίγραφα δημοσιευμένων διαθηκών χορηγούνται απρόσκοπτα, αν υπάρχει έννομο συμφέρον, κατόπιν παραγγελίας του εισαγγελέα πρωτοδικών. Η απόφαση αυτή επιδιώκει να εξισορροπήσει την ανάγκη πρόσβασης σε αυτά τα έγγραφα με την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εμπλεκόμενων ατόμων. Ομοίως, σύμφωνα με το άρθρο 13 του Κώδικα Συμβολαιογράφων, ρυθμίζεται εξαντλητικά η χορήγηση δημοσιευμένων εγγράφων, όπως και των διαθηκών, που μπορεί να περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Παραδοχή της αντίθετης άποψης ότι κάθε φορά που υπάρχουν σε διαθήκη ευαίσθητα προσωπικά δεδοµένα ζώντων προσώπων για την χορήγηση αντιγράφου της θα χρειάζεται η προηγούµενη άδεια της Αρχής, θα οδηγούσε στο άτοπο της µεγάλης καθυστέρησης της χορήγησης αντιγράφων των διαθηκών, πράγµα το οποίο, θα ενέπλεκε τους ενδιαφεροµένους σε χρονοβόρες διαδικασίες, θα δηµιουργούσε προστριβές µεταξύ των Συµβολαιογράφων και των αιτούντων τα αντίγραφα, πράγµα αντίθετο προς την βούληση του νοµοθέτη, όπως αποτυπώνεται στην εισηγητική έκθεση για απλοποίηση και επιτάχυνση της όλης διαδικασίας χορηγήσεως αντιγράφων των συµβολαιογραφικών εγγράφων και των διαθηκών και ενδεχοµένως θα ανέστειλε την τυχόν συναλλακτική διάθεση των ενδιαφεροµένων και εν γένει θα δηµιουργούσε σοβαρά προβλήµατα στις συναλλαγές. Το αυτό πρόβληµα, επισημαίνει η απόφαση της Αρχής, θα µπορούσε να δηµιουργηθεί και στα δικαιοπρακτικά έγγραφα, µε τις αυτές ως άνω περαι
Σελ. 592τέρω επιπτώσεις στις σχέσεις των ενδιαφεροµένων µε τον Υποθηκοφύλακα, καθώς στα βιβλία του Υποθηκοφυλακείου, που είναι προσιτά σε κάθε ενδιαφερόμενο, καταχωρούνται τα έγγραφα αυτά, με δυνατότητα λήψεως του καταχωρισμένου εγγράφου. Η λύση δε της διαγραφής του τµήµατος που περιέχει ευαίσθητα προσωπικά δεδοµένα, η αναζήτηση και ο εντοπισµός των οποίων απαιτεί ενίοτε χρονοβόρο έρευνα χωρίς βέβαιο πάντοτε επιτυχές αποτέλεσµα, θα αλλοίωνε και δεν θα καθιστούσε καταληπτή από τον αναγνώστη της διαθήκης, που ενδιαφέρει εν προκειµένω, τη δήλωση της τελευταίας βούλησης του διαθέτη µε κίνδυνο παρερµηνείας και στρεβλώσεως της αληθούς έννοιας αυτής, αλλά και ερµηνευτικών κενών που θα απαιτούσαν προσφυγή στον ερµηνευτικό κανόνα του άρθρου 173 ΑΚ εν προκειµένω, όχι όµως και του άρθρου 200 (ΑΠ 24/2015 και 383/2014 ΝΟΜΟΣ). Συνεπώς, καταλήγει η απόφαση της Αρχής, ο Συµβολαιογράφος, κατ’ εφαρµογή των διατάξεων της παρ. 1 εδαφ. α΄ του άρθρου 13 του Ν 2830/2000 και της παραγράφου 2 του αυτού άρθρου, το οποίο ρυθµίζει όπως ήδη λέχθηκε το ζήτηµα της χορηγήσεως αντιγράφων των εγγράφων και διαθηκών που αναφέρονται σ’ αυτές, ειδικά και εξαντλητικά και κατά τρόπο διάφορο άλλων σχετικών διατάξεων (δηµόσια έγγραφα γενικά, ληξιαρχικές πράξεις κλπ.), µπορεί να χορηγήσει αντίγραφα διαθήκης, έστω και αν, µετά την προαναφερθείσα έρευνα, κρίνει ότι περιέχουν ευαίσθητα προσωπικά δεδοµένα, χωρίς να χρειάζεται η προηγούµενη λήψη άδειας από την Αρχή.
3.3 Πηγές δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για την κατάρτιση συμβολαιογραφικών πράξεων
Την ενημέρωση που χρειάζεται ο Συμβολαιογράφος σε επίπεδο δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αναφορικά με τα συναλλασσόμενα με αυτόν φυσικά πρόσωπα, προκειμένου να προβεί σε μια συμβολαιογραφική πράξη, την λαμβάνει είτε από το ίδιο το υποκείμενο των δεδομένων (ή τον πληρεξούσιο αυτού) σύμφωνα με το άρθρο 13 του Κανονισμού και άρθρο 31 του Ν 4624/2019, είτε από τρίτους υπεύθυνους επεξεργασίας δεδομένων (κατά βάση δημόσιες αρχές και υπηρεσίες), δημόσια διαθέσιμες πηγές, μεσίτες δεδομένων ή άλλα υποκείμενα δεδομένων, που νομιμοποιούνται, εκ του ρόλου τους, να έχουν τα ως άνω δεδομένα σύμφωνα με το άρθρο 14 του Κανονισμού και άρθρο 32 του Ν 4624/2019. Παρακάτω παρουσιάζονται οι ενδεικτικότερες πηγές πληροφόρησης των Συμβολαιογράφων.
3.3.1 Ελληνικό Κτηματολόγιο
Βασική πηγή πληροφόρησης του Συμβολαιογράφου είναι το Ελληνικό Κτηματολόγιο, από τη βάση δεδομένων του οποίου ο Συμβολαιογράφος μπορεί να εξάγει πολύτιμη γνώση για την κατάσταση του ακινήτου με χαρακτηριστικότερο παράδειγμα το «απόσπασμα περιγραφικής βάσης Κτηματολογίου». Πρόκειται για έγγραφο που εκδίδεται από το Ελληνικό Κτηματολόγιο και περιλαμβάνει λεπτομερή στοιχεία σχετικά με ένα ακίνητο, καθώς περιέχει τον Κωδικό Αριθμό Εθνικού Κτηματολογίου (ΚΑΕΚ), τη διεύθυνση και τη θέση του ακινήτου, το εμβαδόν του τίτλου, το ποσοστό συγκυριότητας επί του γεωτεμαχίου και τις αρχικές εγγραφές του ακινήτου, τον ιδιοκτήτη του ακινήτου με πλήρη στοιχεία, όπως όνομα, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ημερομηνία και τόπο γέννησης, διεύθυνση κατοικίας, ΑΦΜ και αριθμό ταυτότητας. Το έγγραφο περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες σχετικά με τους τίτλους κτήσης, τις ημερομηνίες μεταγραφής στο υποθηκοφυλακείο, καταχώρισης μιας συμβολαιογραφικής πράξης στα κτηματολογικά φύλλα, τον αριθμό και το είδος του συμβολαιογραφικού εγγράφου, καθώς και την αιτία κτήσης του ακινήτου, όπως ενδεικτικά, αγορά ή σύσταση διηρημένης ιδιοκτησίας. Συνδυαστικά με τις αναρτητέες συμβολαιογραφικές πράξεις ή λοιπά έγγραφα όπως για παράδειγμα δικαστικές αποφάσεις και κατασχετήριες εκθέσεις, ο Συμβολαιογράφος μπορεί να αποκτήσει πλήρη γνώση αναφορικά με την τρέχουσα νομική κατάσταση του ακινήτου και τον συναλλασσόμενο ιδιοκτήτη αυτού.
3.3.2 Υπουργείο Περιβάλλοντος και Ενέργειας
Ομοίως, βασική πηγή πληροφόρησης του Συμβολαιογράφου είναι το Υπουργείο Περιβάλλοντος και Ενέργειας, από τη βάση δεδομένων του οποίου ο Συμβολαιογράφος μπορεί να εξάγει πολύτιμη γνώση για την κατάσταση του ακινήτου με χαρακτηριστικότερο παράδειγμα το «πιστοποιητικό πληρότητας ταυτότητας κτιρίου/διηρημένης ιδιοκτησίας». Πρόκειται για έγγραφο που συντάσσεται από ιδιώτη Μηχανικό τα στοιχεία του οποίου αναγράφονται (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, Α.Μ. ΤΕΕ, σφραγίδα και ψηφιακή υπογραφή) και παρέχει λεπτομερή πληροφορία για τυχόν υφιστάμενο κτίσμα, επιβεβαιώνοντας ότι οι δομικές και ιδιοκτησιακές πτυχές του ακινήτου είναι επαρκώς καταγεγραμμένες και αναφέρονται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, περιλαμβάνει τον αριθμό οικοπέδου/γηπέδου και τον κωδικό ιδιοκτησίας για την ακριβή αναγνώριση της τοποθεσίας και του ακινήτου σε κτηματολογική βάση δεδομένων, την τοποθεσία του ακινήτου, που περιλαμβάνει την οδό, τον αριθμό, την πόλη/οικισμό, τον ταχυδρομικό κώδικα και την περιοχή, εξασφαλίζοντας τη σωστή και ξεκάθαρη τοποθεσιακή αναφορά, την περιγραφή της ιδιοκτησίας και τον τρόπο κτήσης του ιδιοκτήτη, παρέχει τις γεωχωρικές συντεταγμένες και το ΚΑΕΚ της ιδιοκτησίας, προσδίδοντας ένα επίπεδο τυποποίησης και διασύνδεσης με άλλα κρατικά ή ιδιωτικά συστήματα εγγραφής και ελέγχου.
3.3.3 Αρμόδιοι Δήμοι
Οι Δήμοι είναι οι υπηρεσίες που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα πολιτών τα οποία αφορούν, μεταξύ άλλων, την αστική και δημοτική κατάσταση στην οποία βρίσκονται αλλά και τα ακίνητα με τα οποία ο Α.Φ.Μ. τους συνδέεται λόγω της ιδιοκτησίας τους επ’ αυτών. Ο Δήμος στον οποίον βρίσκεται ένα ακίνητο, οφείλει να χορηγήσει «βεβαίωση μη οφειλής τέλους ακίνητης περιουσίας (ΤΑΠ)» προκειμένου να καταρτιστεί μεταβιβαστική του ακινήτου συμβολαιογραφική πράξη. Πρόκειται για έγγραφο που εκδίδεται από τον αρμόδιο Δήμο μετά από σχετική αίτηση του ιδιοκτήτη ενός ακινήτου και βεβαιώνει ότι για το εν λόγω
Σελ. 593 ακίνητο δεν οφείλεται Τέλος Ακίνητης Περιουσίας σύμφωνα με το άρθρο 24 του Νόμου 2130/1993 όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει και στο οποίο καταγράφονται στοιχεία του ακινήτου όπως η διεύθυνση, η ζώνη, ο οικισμός, η ταυτότητα του οικοπέδου (με τα σχετικά δημοτικά στοιχεία και ΚΑΕΚ), καθώς και λεπτομέρειες του κτηματολογικού δελτίου όπως το είδος του ακινήτου, το έτος κατασκευής, ο όροφος και τα τετραγωνικά μέτρα. Επίσης περιλαμβάνονται στοιχεία του αιτούντος όπως το ονοματεπώνυμο, το Α.Φ.Μ. και ο Α.Δ.Τ.
Η υπηρεσία Δημοτολογίου του Δήμου στις μερίδες του οποίου είναι εγγεγραμμένος ένας πολίτης εκδίδει το «πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης», έγγραφο το οποίο παρέχει επίσημη επιβεβαίωση των στοιχείων των μελών μιας οικογένειας όπως αυτά καταχωρίζονται στο δημοτολόγιο. Στο εν λόγω πιστοποιητικό περιλαμβάνονται τα στοιχεία γάμου ή συμφώνου συμβίωσης και άλλες σχετικές πληροφορίες, όπως η ιδιότητα κάθε μέλους (π.χ. αρχικό μέλος, σύζυγος, παιδί). Το έγγραφο χρησιμοποιείται για νομικούς και διοικητικούς ελέγχους, επιβεβαιώνοντας την επίσημη οικογενειακή κατάσταση του φυσικού προσώπου για διάφορες υπηρεσίες ή αιτήσεις, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση επιδομάτων, κληρονομιάς, κτηματολογικών συναλλαγών και άλλων. Η ίδια υπηρεσία εκδίδει και το «πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών» στην περίπτωση θανάτου ενός φυσικού προσώπου, που εκτός από τα στοιχεία του θανόντος (που εκφεύγουν του προστατευτικού πλαισίου της προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα), αναφέρονται τα πλήρη ταυτοποιητικά στοιχεία των εγγύτερων συγγενών που κατέλιπε ο θανών όσο ήταν εν ζωή. Σε αυτά συγκαταλέγονται το ονοματεπώνυμο, στοιχεία γονέων, στοιχεία γέννησης, στοιχεία οικογενειακής μερίδας, Α.Μ.Κ.Α. και Α.Φ.Μ.
Το Ληξιαρχείο του Δήμου στον οποίο έχει λάβει χώρα μια μεταβολή κατάστασης ενός φυσικού προσώπου όπως γέννηση, γάμος/σύμφωνο συμβίωσης, λύση γάμου/συμφώνου συμβίωσης, τεκνοθεσία, αλλαγή ονόματος/επωνύμου/φύλου, θάνατος, καταγράφει όλη την απαιτούμενη πληροφορία για την ταυτοποίηση του φυσικού προσώπου και την κατάσταση αυτού σε πραγματικό χρόνο. Το έγγραφο που εκδίδεται συχνά ως προαπαιτούμενο για τη σύνταξη συμβολαιογραφικών πράξεων είναι το «απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης γάμου», το οποίο περιέχει πληροφορίες όπως ο κωδικός εγγράφου, το χαρακτηριστικό ασφαλείας για την επιβεβαίωση του γνησίου και τα στοιχεία της ληξιαρχικής πράξης γάμου/σύναψης συμφώνου συμβίωσης (αριθμός, τόμος, έτος), την ημερομηνία δήλωσης και τα στοιχεία του δηλούντος, καθώς και τα στοιχεία του ζεύγους, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων, των ονομάτων των γονέων, της ιθαγένειας, της χώρας και του νομού γέννησης, της διεύθυνσης κατοικίας, της ημερομηνίας γέννησης, του δήμου εγγραφής, του επαγγέλματος, του Α.Φ.Μ., του Α.Μ.Κ.Α. και των φορέων ασφάλισης. Περιγράφει επίσης τον τύπο του γάμου (πολιτικός ή θρησκευτικός), το δόγμα, τον δήμο και την δημοτική ενότητα όπου τελέστηκε ο γάμος, τον χώρο τέλεσης και τον θρησκευτικό λειτουργό. Το έγγραφο εξασφαλίζει την καταγραφή και επιβεβαίωση όλων των νομικών πτυχών του γάμου για συναλλαγές διοικητικής φύσεως. Πρόκειται για δημόσιο έγγραφο στο οποίο εκτελείται επεξεργασία και ειδικών κατηγοριών δεδομένων κατ’ άρθρο 9 του Κανονισμού καθώς αναγράφονται οι θρησκευτικές πεποιθήσεις ενός ατόμου (π.χ. τέλεση θρησκευτικού γάμου, δόγμα) και η σεξουαλική ταυτότητα αυτού όπως αυτή προκύπτει από την τέλεση γάμου/συμφώνου συμβίωσης δύο ατόμων του ίδιου φύλου.
3.3.4 Ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης (e-ΕΦΚΑ)
Βασική προϋπόθεση για τη σύνταξη συμβολαιογραφικής πράξης μεταβίβασης ακινήτου είναι η ασφαλιστική ενημερότητα του ιδιοκτήτη του ακινήτου. Ο Ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης (e-ΕΦΚΑ) εκδίδει αποδεικτικό ασφαλιστικής ενημερότητας και συγκεκριμένα εκδίδει «βεβαίωση οφειλής» σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν 4611/2019, στο οποίο αναφέρεται το όνομα, ο Α.Δ.Τ., ο Α.Μ.Κ.Α. και ο Α.Φ.Μ. του φυσικού προσώπου καθώς και η ύπαρξη (ή μη) ληξιπρόθεσμων ασφαλιστικών οφειλών, το ποσό της οφειλής και τον φορέα (Α ΙΚΑ ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ), απαραίτητα στοιχεία για τη διαδικασία μεταβίβασης ακινήτων. Η βεβαίωση εκδίδεται βάσει των διατάξεων του άρθρου 25 του Ν 4611/2019 και ισχύει για τη μεταβίβαση ακινήτων λόγω πώλησης, με την παρακράτηση οφειλών από το τίμημα μεταβίβασης. Πρόκειται για περιορισμό που πρέπει να καταγραφεί στη συμβολαιογραφική πράξη. Το έγγραφο προβλέπει τη δυνατότητα εγγραφής των οφειλετών στην υπηρεσία «πιστοποίηση οφειλετών» για περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με τις οφειλές, κάτι που μπορεί να απαιτηθεί για τη διαδικασία εξόφλησης. Το αποδεικτικό ασφαλιστικής ενημερότητας περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την ενημέρωση και την τήρηση των νομικών απαιτήσεων σε μια συμβολαιογραφική πράξη, ειδικά σε περίπτωση μεταβίβασης ακινήτων.
Από τον e-ΕΦΚΑ εκδίδεται και η «βεβαίωση καταχώρησης υπεύθυνης δήλωσης εξαίρεσης» και περιλαμβάνει την ημερομηνία έκδοσης της βεβαίωσης, την ώρα καταχώρισης, και τον αριθμό εγκυρότητας. Τα προσωπικά δεδομένα που αναγράφονται περιλαμβάνουν τον Α.Δ.Τ. και τον Α.Φ.Μ. του ενδιαφερόμενου φυσικού προσώπου. Η εν λόγω βεβαίωση αφορά την επιβεβαίωση ότι έχει γίνει αποδεκτή μία υπεύθυνη δήλωση με την οποία ο δηλών δεν υποχρεούται πλέον στην προσκόμιση αποδεικτικού ασφαλιστικής ενημερότητας. Αυτή η διαδικασία συνήθως αφορά περιπτώσεις για δραστηριότητες ή συνθήκες που εξαιρούνται από τις κανονικές απαιτήσεις υποβολής ορισμένων εγγράφων, εξυπηρετώντας έτσι τη διευκόλυνση διαδικασιών και την απλοποίηση της απαιτούμενης γραφειοκρατίας. Στην περίπτωση της υπεύθυνης δήλωσης εξαίρεσης,
Σελ. 594η βεβαίωση αυτή επιβεβαιώνει ότι η δήλωση έχει καταχωρισθεί επιτυχώς και ότι ο ενδιαφερόμενος δεν χρειάζεται να προσκομίσει αποδεικτικό ασφαλιστικής ενημερότητας για ορισμένες διαδικασίες.
3.3.5 Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)
Μέσω της «δήλωσης φόρου μεταβίβασης ακινήτου» που εκδίδει η Α.Α.Δ.Ε. καταγράφεται το ακίνητο και φορολογείται η μεταβίβαση αυτού. Πρόκειται για έγγραφο που περιλαμβάνει λεπτομέρειες για την ταυτότητα του πωλητή και του αγοραστή, την περιγραφή του ακινήτου, το είδος δικαιώματος που μεταβιβάζεται και τις οικονομικές λεπτομέρειες της συναλλαγής, όπως το τίμημα και την αντικειμενική αξία του ακινήτου. Επίσης, περιέχει στοιχεία για την ημερομηνία υποβολής, την αρμόδια Δ.Ο.Υ. και τον τίτλο κτήσης του πωλητή. Ο σκοπός του εγγράφου είναι να εξασφαλίσει ότι η μεταβίβαση του ακινήτου είναι σύμφωνη με την ισχύουσα νομοθεσία και ότι οι σχετικοί φόροι έχουν υπολογισθεί και δηλωθεί σωστά, διευκολύνοντας τη νόμιμη ολοκλήρωση της συναλλαγής.
Στην ίδια λογική με το αποδεικτικό ασφαλιστικής ενημερότητας που εκδίδει ο e-ΕΦΚΑ, η Α.Α.Δ.Ε. εκδίδει «αποδεικτικό ενημερότητας για χρέη προς το δημόσιο», μέσω του οποίου επιβεβαιώνεται αν ο φορολογούμενος είναι ενήμερος ή όχι για τις φορολογικές του υποχρεώσεις. Περιλαμβάνει βασικά στοιχεία όπως το ονοματεπώνυμο του φορολογούμενου, τον Α.Φ.Μ., τη διεύθυνση κατοικίας του και την αρμόδια ΔΟΥ. Το έγγραφο εκδίδεται για συγκεκριμένο σκοπό, όπως η μεταβίβαση ακινήτου ή η σύσταση εμπράγματου δικαιώματος επ’ αυτού. Το αποδεικτικό αυτό διασφαλίζει ότι ο φορολογούμενος δεν έχει εκκρεμείς οφειλές προς τη φορολογική διοίκηση κατά την ημερομηνία έκδοσής του και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για νόμιμες οικονομικές και διοικητικές συναλλαγές.
3.3.6 Αστυνομικές Αρχές και Σώματα Ασφαλείας
Οι αστυνομικές αρχές και τα σώματα ασφαλείας εκδίδουν έγγραφα που επιβεβαιώνουν την ταυτότητα ενός φυσικού προσώπου, όπως δελτία ταυτότητας και διαβατήρια στα οποία καταχωρίζονται τα ταυτοποιητικά στοιχεία του κατόχου τους και συγκεκριμένα η φωτογραφία, το ονοματεπώνυμο, η ημερομηνία και ο τόπος γέννησης, τα ονόματα των γονέων, το φύλο, η ιθαγένεια, τα βιομετρικά δεδομένα όπως το δακτυλικό αποτύπωμα και εφόσον θελήσει ο κάτοχος του δελτίου ταυτότητας και την ομάδα αίματός του. Τα παραπάνω στοιχεία ταυτοποίησης, σε συνδυασμό με τον Α.Φ.Μ. και τον Προσωπικό Αριθμό, ταυτοποιούν πλήρως το φυσικό πρόσωπο που συμβάλλεται σε μια συμβολαιογραφική πράξη.
3.3.7 Δικαστικές Αρχές
Οι δικαστικές αρχές εκδίδουν σειρά πιστοποιητικών τα οποία κατά περίπτωση είναι απαιτούμενα για τη σύνταξη συμβολαιογραφικών πράξεων, όπως ενδεικτικά το ενιαίο πιστοποιητικό δικαστικής φερεγγυότητας, το πιστοποιητικό πτωχεύσεων, (μη) αποποίησης κληρονομιάς, μη έκδοσης απόφασης γονικής μέριμνας/επιμέλειας, μη ανάκλησης/τροποποίησης/αφαίρεσης κληρονομητηρίου, θέσεως ή μη σε δικαστική συμπαράσταση, μη λύσεως γάμου, κλπ. Στα πιστοποιητικά αυτά, εμπεριέχονται τα δεδομένα εκείνα που ταυτοποιούν το υποκείμενο των δεδομένων (συναλλασσόμενο στην επικείμενη συμβολαιογραφική πράξη) με μια αλλαγή στη νομική του κατάσταση όπως για παράδειγμα συμβαίνει στην περίπτωση υπαγωγής ενός ατόμου σε δικαστική συμπαράσταση. Από 01.11.2025 τα πιστοποιητικά που σχετίζονται με τη δημοσίευση διαθηκών εκδίδονται από τη Συντονιστική Επιτροπή των Συμβολαιογραφικών Συλλόγων Ελλάδος μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας «diathikes.gr», όπως αυτό προβλέφθηκε από το άρθρο 2 του Ν 5221/2025.
3.3.8 Λοιποί φορείς
Μια σταθερή πηγή πληροφόρησης των Συμβολαιογράφων για την κατάρτιση συμβολαιογραφικών πράξεων όπως για παράδειγμα της πρόσκλησης δανειστών, της δήλωσης συνέχισης πλειστηριασμών, των πινάκων κατάταξης είναι οι Δικηγόροι οι οποίοι με έγγραφα όπως οι εκτελεστοί τίτλοι και οι αναγγελίες των εντολέων τους- δανειστών (κατά βάση πιστωτικών ιδρυμάτων) και οι Δικαστικοί επιμελητές οι οποίοι με έγγραφα όπως οι κατασχετήριες εκθέσεις ακίνητης περιουσίας, παρέχουν στο Συμβολαιογράφο την απαιτούμενη πληροφορία για τη διενέργεια πλειστηριασμών μέσω ψηφιακής υποδομής της Συντονιστικής Επιτροπής των Συμβολαιογραφικών Συλλόγων Ελλάδος. Η διαδικασία αυτή εκτελείται αποκλειστικά διαδικτυακά και μπορεί ο οποιοδήποτε να συμμετέχει σε ηλεκτρονικούς πλειστηριασμούς από όπου και αν βρίσκεται χωρίς τη φυσική του παρουσία. Τη διαδικασία διαχείρισης και διεξαγωγής ηλεκτρονικών πλειστηριασμών αναλαμβάνουν πιστοποιημένοι Συμβολαιογράφοι ως Υπάλληλοι Πλειστηριασμού. Για τη διενέργεια πλειστηριασμού απαιτούμενη είναι η επεξεργασία δεδομένων, όπως η πλήρης περιγραφή του ακινήτου (ακριβής τοποθεσία, εμβαδόν, τύπος ακινήτου) στο οποίο αποδίδεται ένας μοναδικός κωδικός, τα στοιχεία του οφειλέτη και του επισπεύδοντα (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, ονόματα γονέων, διεύθυνση κατοικίας, επωνυμία, Α.Φ.Μ.), τα στοιχεία του Συμβολαιογράφου-Υπαλλήλου του πλειστηριασμού (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση κατοικίας της και διεύθυνση e-mail, τηλέφωνο επικοινωνίας) καθώς και το απόσπασμα της κατασχετήριας έκθεσης δυνάμει της οποίας διενεργείται ο πλειστηριασμός. Διευκρινίζεται ότι σύμφωνα με τη Γνωστοποίηση της ΣΕΣΣΕ/10.04.2025 εφαρμόζεται απόκρυψη προσωπικών δεδομένων οφειλετών από την πλατφόρμα ηλεκτρονικών πλειστηριασμών όταν παύει να υφίσταται ο λόγος εμφάνισης αυτών στους δημοσιευμένους πλειστηριασμούς, σε συμμόρφωση με τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
Σελ. 5954. Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέσω ψηφιακών υποδομών για την κατάρτιση συμβολαιογραφικών πράξεων
4.1 Η διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων κατά την άσκηση της συμβολαιογραφίας σε ευρωπαϊκό επίπεδο
Η Ελλάδα, στο πλαίσιο των προσπαθειών της να εκσυγχρονίσει και να ψηφιοποιήσει τις δημόσιες υπηρεσίες της, έχει ενσωματώσει σημαντικά στοιχεία του ευρωπαϊκού πλαισίου διαλειτουργικότητας. Αυτή η προσπάθεια αντανακλά μια ευρύτερη τάση στην Ευρωπαϊκή Ένωση για ενίσχυση της διασυνδεσιμότητας μεταξύ των διάφορων εθνικών ψηφιακών συστημάτων, βελτιώνοντας την πρόσβαση των πολιτών σε δημόσιες υπηρεσίες με συνέπεια και ασφάλεια. Στην καρδιά αυτής της διαδικασίας βρίσκεται η εφαρμογή των οδηγιών του Ευρωπαϊκού Πλαισίου Διαλειτουργικότητας (EIF), το οποίο παρέχει τις κατευθυντήριες γραμμές και τα πρότυπα για την ορθή εφαρμογή των ψηφιακών υπηρεσιών σε ολόκληρη την Ένωση, σε επίπεδο νομικής, οργανωτικής, δημιουργικής και τεχνικής διαλειτουργικότητας. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στην Ελλάδα και στα άλλα κράτη-μέλη να αντλούν δυναμική από μια κοινή βάση για την προώθηση μιας πιο ενωμένης και αποτελεσματικής Ευρωπαϊκής ψηφιακής αγοράς σε επίπεδο διασυνοριακής αναγνώρισης αποφάσεων και προστασίας των παιδιών σε οικογενειακές υποθέσεις με την καθιέρωση του ευρωπαϊκού πιστοποιητικού γονικής σχέσης, όπως αυτό θεσμοθετήθηκε με τον Κανονισμό 2019/1111 της ΕΕ, σε αποφάσεις γαμικών διαφορών και γονικής μέριμνας όπως αυτό θεσμοθετήθηκε με τον Κανονισμό 2201/2003 της ΕΕ και σε διαζύγια και δικαστικούς χωρισμούς όπως αυτό θεσμοθετήθηκε με τον Κανονισμό 1259/2010 της ΕΕ , όπως αυτοί ισχύουν.
4.2 Η διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων κατά την άσκηση της συμβολαιογραφίας σε εθνικό επίπεδο
4.2.1 Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Κτηματολογίου
Με το Ν 4821/2021 έγινε ένα σημαντικό βήμα προς τον εκσυγχρονισμό και την ψηφιοποίηση του Ελληνικού Κτηματολογίου, καθώς εισήχθησαν μια σειρά από νέες ψηφιακές υπηρεσίες που στοχεύουν στη βελτίωση της πρόσβασης και της διαχείρισης κτηματολογικών στοιχείων και ταυτόχρονα καθιερώθηκαν αυστηρά πρωτόκολλα ασφάλειας για την προστασία των δεδομένων κατά την ηλεκτρονική τους επεξεργασία όπως η κρυπτογράφηση αυτών και η εφαρμογή προηγμένων μεθόδων επαλήθευσης ταυτότητας για την αποφυγή ανεξουσιοδότητης πρόσβασης. Τον κίνδυνο μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα πληροφοριακά του συστήματα κλήθηκε να αντιμετωπίσει τον Ιούλιο του 2024 το Κτηματολόγιο, το οποίο σε δελτίο τύπου που εξέδωσε δήλωσε ότι «το είδος των αρχείων που υπεκλάπησαν μέχρι στιγμής δεν αφορά προσωπικά στοιχεία πολιτών, αλλά τυπικά διαχειριστικά έγγραφα υπηρεσιών που δεν επηρεάζουν την εύρυθμη λειτουργία του Κτηματολογίου». Δεδομένου του όγκου των πληροφοριών που επεξεργάζεται το Κτηματολόγιο, τα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα ασφάλειας που λαμβάνει πρέπει να είναι εξαιρετικά αυστηρά ώστε να ενισχύεται η εμπιστοσύνη των χρηστών στην ψηφιακή του υποδομή, γεγονός που ταυτόχρονα συμβάλλει στην ολοκληρωμένη και αποτελεσματική εκπλήρωση διοικητικών και νομικών διαδικασιών. Οι δυνατότητες και οι προκλήσεις του συστήματος καταγραφής και αρχειοθέτησης στοιχείων για τα ακίνητα στην Ελλάδα θέτουν ως προτεραιότητα τη σημασία της προστασίας των προσωπικών δεδομένων στις σχετικές διαδικασίες, καθώς το Κτηματολόγιο και οι συναφείς υπηρεσίες λειτουργούν εντός ενός πλαισίου που συνδυάζει νομικές, διοικητικές και τεχνολογικές πτυχές για την εγγύηση της ασφάλειας και της εμπιστευτικότητας των δεδομένων. Στο πλαίσιο της συνεχούς εξέλιξης του Κτηματολογίου και των σχετικών υπηρεσιών, έχει εκδοθεί σειρά αποφάσεων και εγκυκλίων που ορίζουν το νομικό, διοικητικό και τεχνολογικό πλαίσιο για την ασφαλή και αποτελεσματική διαχείριση προσωπικών δεδομένων.
Παράλληλα, η εισαγωγή της εφαρμογής του «Ψηφιακού Φακέλου Ακινήτου» αποτελεί ένα ορόσημο στην προσπάθεια εκσυγχρονισμού των δικαιοπραξιών και της διαδικασίας μεταβίβασης ακινήτων στην Ελλάδα και ένα πολύ ενδεικτικό
Σελ. 596 παράδειγμα συμμόρφωσης με την «αρχή μόνον άπαξ» μέσω της διαλειτουργικότητας των πληροφιακών συστημάτων, της ακρίβειας και της πληρότητας των ψηφιακών υπηρεσιών, των διαδικασιών και των δεδομένων που εισάγει στο άρθρο 3§1(γ) ο Ν 4727/2020. Αυτή η καινοτομία έρχεται να αναβαθμίσει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνται οι μεταβιβάσεις ακινήτων, προσφέροντας πολλαπλά οφέλη στους πολίτες, τους επαγγελματίες του κλάδου και το κράτος. Ο ηλεκτρονικός φάκελος επιτρέπει την ψηφιακή διαχείριση όλων των απαιτούμενων εγγράφων και στοιχείων που αφορούν στη μεταβίβαση ενός ακινήτου. Μέσω μιας κεντρικής πλατφόρμας, οι εμπλεκόμενοι φορείς, όπως δικηγόροι, συμβολαιογράφοι, μηχανικοί και δημόσιες υπηρεσίες, μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση στα απαραίτητα έγγραφα, να τα υποβάλουν και να τα ελέγχουν σε πραγματικό χρόνο. Αυτό μειώνει δραστικά το χρόνο και τη γραφειοκρατία που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας μεταβίβασης. Επιπλέον, ο ηλεκτρονικός φάκελος διασφαλίζει μεγαλύτερη διαφάνεια και ασφάλεια στις συναλλαγές. Οι διαδικασίες γίνονται πιο απλές και κατανοητές, ενώ οι πολίτες μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο της αίτησής τους, αποφεύγοντας τις συχνές επισκέψεις στις δημόσιες υπηρεσίες και τις αχρείαστες καθυστερήσεις. Η ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων μειώνει επίσης τον κίνδυνο απώλειας ή αλλοίωσής τους. Η ανάγκη για συνεχή παρουσία των πληροφοριών ακινήτων στον ψηφιακό κόσμο γίνεται προφανής, ενισχύοντας τη διαφάνεια και την ταχύτητα των διαδικασιών. Στο πλαίσιο της λειτουργίας «Ψηφιακός Φάκελος Ακινήτου», επισημαίνεται η σημασία της εφαρμογής πολιτικών και τεχνολογιών που διασφαλίζουν την ακεραιότητα και την εμπιστευτικότητα των δεδομένων. Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα που αντικατοπτρίζει την ανάγκη για ακριβή καταγραφή και συμμόρφωση με τα πρότυπα ασφαλείας και προστασίας είναι η περίπτωση της απόφασης 1680/2022 Μονομελούς Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης (ΕΚΟΥΣΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ), σύμφωνα με την οποία το δικαστήριο κλήθηκε να δικάσει αντιρρήσεις κατά της άρνησης καταχώρισης από την Υποθηκοφύλακα. Η υπόθεση αυτή κατέδειξε τις αδυναμίες στη διασφάλιση της νομιμότητας των δικαιοπραξιών και τη σημασία της ακριβούς και έγκυρης καταχώρισης πληροφοριών στα κτηματολογικά αρχεία, προστατεύοντας ταυτόχρονα τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων.
4.2.2 Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε.
Η ηλεκτρονική υποβολή δήλωσης φόρου μεταβίβασης ακινήτων, δωρεάς, γονικής παροχής και κληρονομιάς, μέσω της εφαρμογής myPROPERTY της Α.Α.Δ.Ε. παρέχει απλοποίηση και ταχεία διαχείριση των διαδικασιών, με σκοπό τη διαφάνεια και την ασφάλεια στη διαχείριση δεδομένων, τη διευκόλυνση των πολιτών στην υποβολή και την παρακολούθηση των φορολογικών τους υποχρεώσεων με αποτελεσματικότητα και προστασία των προσωπικών τους στοιχείων. Ειδικότερα, η Εγκύκλιος 30/2023 αναφέρεται στην επέκταση της ψηφιακής υποβολής δηλώσεων φόρου κληρονομιάς μέσω της εφαρμογής myPROPERTY, επιτρέποντας την ασφαλή και αποδοτική επεξεργασία των σχετικών δεδομένων. Επιπλέον, η Εγκύκλιος 2129/2021 διευκρινίζει τη διαδικασία υποβολής των δηλώσεων φόρου μεταβίβασης ακινήτων με τη χρήση της ίδιας ηλεκτρονικής εφαρμογής, ενισχύοντας τη διαφάνεια και την ασφάλεια στη διαχείριση των πληροφοριών. Όπως τέλος περιγράφεται στην Εγκύκλιο 29/2022 της Α.Α.Δ.Ε., νέες περιπτώσεις δηλώσεων ΦΜΑ έχουν προστεθεί στην εφαρμογή, επεκτείνοντας περαιτέρω τις λειτουργίες της και εξασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τις κανονιστικές απαιτήσεις.
Στην ίδια κατεύθυνση, η ένταξη των ψηφιακών τεχνολογιών στη διαδικασία υποβολής των δηλώσεων φορολογίας εισοδήματος έχει βελτιώσει σημαντικά τη διαδικασία, εξασφαλίζοντας αποδοτικότητα και ασφάλεια. Αυτή η μεταστροφή είναι κρίσιμη για την προστασία των προσωπικών δεδομένων σε μια εποχή όπου η ασφάλεια των πληροφοριών είναι αναγκαιότερη από ποτέ.
4.2.3 Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ
Η ψηφιακή πλατφόρμα του e-ΕΦΚΑ προσφέρει σημαντικές υπηρεσίες στους ασφαλισμένους, μεταξύ των οποίων η έκδοση αποδεικτικού ασφαλιστικής ενημερότητας και βεβαίωσης οφειλής. Οι χρήστες μπορούν να παρακολουθούν την πορεία των αιτήσεών τους και να έχουν πρόσβαση σε ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τις οφειλές και την ασφαλιστική τους κατάσταση, γεγονός που ενισχύει τη διαφάνεια και την εμπιστοσύνη στο σύστημα. Η πλατφόρμα του e-ΕΦΚΑ χρησιμοποιεί προηγμένες τεχνολογίες κρυπτογράφησης για την προστασία των δεδομένων των χρηστών. Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται με ασφάλεια και είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες. Η προστασία των προσωπικών
Σελ. 597 δεδομένων παίζει κεντρικό ρόλο στην ηλεκτρονική διαχείριση των στοιχείων των εμπλεκομένων, ειδικά όταν σε αυτά περιλαμβάνονται ταυτοποιητικά και οικονομικά δεδομένα. Η εφαρμογή της ψηφιακής πλατφόρμας «MyPROPERTY» και οι συναφείς νομοθετικές και κανονιστικές ρυθμίσεις του e-ΕΦΚΑ αναδεικνύουν τη σημασία της ασφαλούς και αποδοτικής διαχείρισης των δηλώσεων και των αποδεικτικών ασφαλιστικής και φορολογικής ενημερότητας. Με τις Εγκυκλίους και τις σχετικές αποφάσεις οι διαδικασίες ενισχύονται με νέες προδιαγραφές για την προστασία των δεδομένων, διασφαλίζοντας την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών. Η απόφαση 1162/2023, που ενσωματώνεται στο άρθρο 12 του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας, επισημαίνει την ανάγκη για αυστηρή συμμόρφωση με τις διατάξεις του Κανονισμού, διασφαλίζοντας ότι η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται με νόμιμο, δίκαιο και διαφανή τρόπο, γεγονός που συμβάλλει στην πρόληψη τυχόν παραβιάσεων ασφάλειας, ενισχύοντας την προστασία των δεδομένων. Με την απόφαση 1020/23.02.2023 και την Εγκύκλιο Αρ. Πρωτ.: 336914/18.07.2022 του e-ΕΦΚΑ διασφαλίζεται ότι η ηλεκτρονική υποβολή και η διαχείριση αποδεικτικών στοιχείων γίνεται με σεβασμό στα προσωπικά δεδομένα, με βάση τα πρότυπα ασφάλειας και προστασίας που ορίζονται από τον Κανονισμό. Τέλος, η απόφαση 1038/11.03.2024 παρέχει σημαντική καθοδήγηση για τη συνεχή ενημέρωση και εκπαίδευση των εμπλεκομένων μερών στις αλλαγές του νομοθετικού πλαισίου. Επιπλέον, διασφαλίζει την προστασία των προσωπικών δεδομένων σε όλες τις φάσεις της διαδικασίας, προσφέροντας μέτρα που επιτρέπουν την ασφαλή και αξιόπιστη χορήγηση των αποδεικτικών.
4.2.4 Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες Δημοτολογίου και Ληξιαρχείου
Η παροχή ψηφιακών πιστοποιητικών δημοτολογίου και αντιγράφων ληξιαρχικών πράξεων σε συμβολαιογράφους αποτελεί ένα σημαντικό βήμα προς την κατεύθυνση του εκσυγχρονισμού των δημόσιων υπηρεσιών, της ενεργού συμμετοχής των Συμβολαιογράφων και της διασφάλισης της προστασίας των προσωπικών δεδομένων των πολιτών. Αυτή η διαδικασία ενισχύει την αποδοτικότητα και την ασφάλεια στη διαχείριση των εγγράφων, διευκολύνοντας τους συμβολαιογράφους και εξασφαλίζοντας την προστασία των δεδομένων των πολιτών. Η πρόσβαση σε ληξιαρχικές πράξεις που περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, όπως οι θρησκευτικές πεποιθήσεις ή η αλλαγή φύλου, γίνεται με γνώμονα την προστασία των προσωπικών δεδομένων και την περιορισμένη πρόσβαση τρίτων, ενισχύοντας την ασφάλεια και τη διαφάνεια στη χρήση τους, όπως ορθά επισημαίνει η με αριθμό 77/2015 απόφαση της Αρχής. Ομοίως, η ακριβής αναγραφή του Αριθμού Μητρώου Συμβολαιογράφων στις πράξεις ληξιαρχικού χαρακτήρα κρίνεται αναγκαία καθώς προάγει την ακρίβεια σε επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων των πολιτών. Με την Εγκύκλιο 50η/4-9-2019 της Σ.Ε.Σ.Σ.Ε., επισημαίνεται η σημασία της προστασίας των προσωπικών δεδομένων κατά την έκδοση ληξιαρχικών πράξεων που αφορούν το σύμφωνο συμβίωσης, λαμβανομένου υπόψη του γεγονότος ότι σε πολλές περιπτώσεις συνάπτεται μεταξύ ομόφυλων, γεγονός που ενισχύει την ανάγκη για αυστηρά πρωτόκολλα ασφαλείας, εξασφαλίζοντας ότι η διαδικασία έκδοσης και διαχείρισης των πράξεων προστατεύει την ιδιωτικότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων. Ο Ν 4800/2021, αν και αφορά τις γαμικές διαφορές, διασφαλίζει την προστασία των προσωπικών δεδομένων σε κάθε μορφή ληξιαρχικών πράξεων, συμπεριλαμβανομένων των δημοτολογικών καταχωρίσεων. Ο νόμος υπογραμμίζει την ανάγκη για προστασία και ασφαλή διαχείριση δεδομένων σε ένα ευρύ φάσμα οικογενειακών και νομικών ζητημάτων.
4.2.5 Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Υπουργείου Δικαιοσύνης για την έκδοση άυλου διαζυγίου
Σε αντίθεση με τη συμβολαιογραφική πράξη έκδοσης συναινετικού διαζυγίου η οποία συντάσσεται ενώπιον του Συμβολαιογράφου με τη φυσική παρουσία των εμπλεκόμενων μερών και την υπογραφή μιας συμβολαιογραφικής πράξης, το άυλο διαζύγιο, μέσω της χρήσης ψηφιακών εργαλείων και διαδικασιών, επιτρέπει την υποβολή και την επεξεργασία των απαιτούμενων στοιχείων και της αίτησης για διαζύγιο από απόσταση, μειώνοντας τον χρόνο και το κόστος της διαδικασίας. Σε αυτή την περίπτωση, δεν απαιτείται η φυσική παρουσία στο
Σελ. 598 γραφείο του Συμβολαιογράφου για την υπογραφή της πράξης, αλλά χρησιμοποιείται η ψηφιακή υπογραφή των εμπλεκόμενων. Σύμφωνα με το Υπουργείο Δικαιοσύνης, για την υλοποίηση του άυλου συναινετικού διαζυγίου και την προστασία των προσωπικών δεδομένων, έχει εκπονηθεί Μελέτη Εκτίμησης Αντικτύπου σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Κανονισμού για την αναγνώριση και αξιολόγηση των κινδύνων για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων και την ενδεδειγμένη εφαρμογή κατάλληλων μέτρων για την αντιμετώπιση αυτών των κινδύνων.
Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στη διαδικασία του άυλου συναινετικού διαζυγίου παρουσιάζει ιδιαίτερα διακυβεύματα λόγω της μεγάλης κλίμακας δεδομένων και της καινοτόμου χρήσης τεχνολογιών. Αυτό ενέχει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, κυρίως λόγω της πιθανότητας κακόβουλης, μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης και χρήσης των δεδομένων. Οι διαδικασίες επεξεργασίας περιλαμβάνουν την άντληση στοιχείων από το «Portal Olomeleia» για τους δικηγόρους και το Μητρώο Πολιτών για στοιχεία σχετικά με τους πολίτες-συζύγους, καθώς και την καταχώριση πρόσθετων στοιχείων από τους δικηγόρους για την διεκπεραίωση της υπόθεσης. Τα προσωπικά δεδομένα που εισάγονται και υφίστανται επεξεργασία περιλαμβάνουν ταυτοποιητικά στοιχεία, στοιχεία για το γάμο και την οικογένεια και ψηφιακές υπογραφές των αιτούντων το διαζύγιο στα τελικά στάδια της διαδικασίας.
4.2.6 Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες της Συντονιστικής Επιτροπής Συμβολαιογραφικών Συλλόγων Ελλάδος για την τήρηση του Μητρώου Διαθηκών
Η πλατφόρμα «Μητρώο Διαθηκών» που φιλοξενείται στον ιστότοπο «diathikes.gr», δημιουργήθηκε δυνάμει του άρθρου 2 του Ν 5221/2025 με σκοπό τον ψηφιακό εκσυγχρονισμό της διαδικασίας δημοσίευσης διαθηκών και της έκδοσης σχετικών πιστοποιητικών. Σύμφωνα με τον παραπάνω νόμο, η καταχώριση και η δημοσίευση όλων των ιδιόγραφων, μυστικών και δημόσιων διαθηκών διενεργείται πλέον ηλεκτρονικά. Ο εκάστοτε Σύλλογος, ως «υπεύθυνος επεξεργασίας», επεξεργάζεται τα απολύτως απαραίτητα προσωπικά δεδομένα που συνδέονται με τη λειτουργία του Μητρώου Διαθηκών, όπως ενδεικτικά τα στοιχεία ταυτοποίησης του αιτούντα που αντλούνται μέσω διασύνδεσης με την ΑΑΔΕ και το Μητρώο Πολιτών και Επικοινωνίας (ΚΕΔ), τα δεδομένα επικοινωνίας αυτού (διεύθυνση e-mail, περιεχόμενο του μηνύματος), το περιεχόμενο των διαθηκών. Η ασφαλής επεξεργασία των δεδομένων γίνεται μέσω κρυπτογράφησης κατά την αποθήκευση αυτών στο πληροφοριακό σύστημα. Σκοπός της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που καταχωρίζονται στο συγκεκριμένο πληροφοριακό σύστημα, είναι η ταυτοποίηση και η επαλήθευση των χρηστών αυτού, η καταχώριση και η αρχειοθέτηση των σχετικών αιτήσεων και διαθηκών, η επιβεβαίωση της εγκυρότητας των συλλεγόμενων στοιχείων μέσω της διασταύρωσης με άλλα μητρώα, η παρακολούθηση της ιχνηλασιμότητας των ενεργειών των χρηστών στο πλαίσιο της ασφάλειας και η έκδοση πιστοποιητικών και πράξεων, είτε ο πολίτης ενεργεί για τον εαυτό του είτε για λογαριασμό τρίτου. Αξιοσημείωτο να ειπωθεί ότι η πλατφόρμα «diathikes.gr» μέσω του ιστοτόπου της, ενημερώνει το χρήστη αυτής για όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού.
5. Η χρήση της τεχνολογίας blockchain στη συμβολαιογραφική πράξη ως ασφαλής μέθοδος για την προστασία των δεδομένων
Δεδομένου του όγκου αλλά και της σημασίας των δεδομένων που εμπεριέχονται στις συμβολαιογραφικές πράξεις, η τεχνολογία blockchain (αλυσίδα συστοιχιών) προτείνεται ως ένα εργαλείο που μπορεί να ενσωματωθεί σε υφιστάμενα συστήματα διοίκησης γης, που αποτελούν και την κύρια συμβολαιογραφική εργασία, παρέχοντας αυξημένη ασφάλεια στις διαδικτυακές συναλλαγές, απόδειξη γνησιότητας και βελτιωμένη εμπιστοσύνη μεταξύ των μερών . Πρόκειται για μηχανισμό, σύμφωνα με τον οποίο οι συναλλαγές καταγράφονται σε μπλοκ, τα οποία είναι συνδεδεμένα και διασφαλίζονται χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση. Αυτή η τεχνολογία χαρακτηρίζεται από τη μη μεταβλητότητα των καταχωρίσεων, εξασφαλίζοντας την πληροφοριακή ασφάλεια και τη διαφάνεια. Παράλληλα, η δυνατότητα χρονοσήμανσης επιτρέπει την ακριβή καταγραφή της στιγμής που πραγματοποιήθηκε κάθε συναλλαγή, ενώ η αυξημένη προσβασιμότητα διευκολύνει την άμεση επίβλεψη και διαχείριση των δεδομένων από τα εμπλεκόμενα μέρη. Η εκτέλεση συμβολαίων διενεργείται βάσει προδιατυπωμένων όρων χωρίς την ανάγκη τρίτων μεσαζόντων. Προφανώς η φυσική παρουσία και συμμετοχή του Συμβολαιογράφου ως θεματοφύλακα της διαδικασίας είναι απαραίτητη.
Η εφαρμογή της τεχνολογίας blockchain στα συστήματα διοίκησης γης φαίνεται να είναι μια προοπτική για την επίλυση διάφορων προβλημάτων που αντιμετωπίζουν τα συμβατικά κτηματολογικά συστήματα. Τα βήματα προς την ενσωμάτωση αυτής της τεχνολογίας οργανώνονται σε οκτώ στάδια, καθένα από τα οποία εστιάζει σε συγκεκριμένες πτυχές της διαδικασίας:
1. Blockchain Recording: Χρήση δημόσιου blockchain για την καταγραφή νομικών εγγράφων σχετικά με μεταβιβάσεις ακινήτων, γεγονός που αυξάνει τη διαφάνεια και την ασφάλεια των δεδομένων.
Σελ. 5992. Smart Workflow: Αξιοποίηση του blockchain για την καταγραφή της προόδου μιας συναλλαγής, γεγονός που επιτρέπει την αυτόματη ενημέρωση και τον έλεγχο των φάσεων της διαδικασίας.
3. Smart Escrow: Χρήση έξυπνων συμβολαίων για την αυτόματη εκτέλεση πληρωμών και άλλων όρων στη συναλλαγή, γεγονός που μειώνει την ανάγκη για μεσάζοντες.
4. Blockchain Registry: Αντικατάσταση των κεντρικών βάσεων δεδομένων με ιδιωτικά blockchain, γεγονός που προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια και αποδοτικότητα.
5. Disaggregated Rights: Διαχωρισμός και διαχείριση διάφορων δικαιωμάτων σχετικά με τη γη μέσω blockchain, όπως δικαιώματα χρήσης, εκμετάλλευσης και άλλα.
6. Fractional Rights: Διαχείριση εξ αδιαιρέτου δικαιωμάτων και περίπτωση μεταβίβασης κλάσματος δικαιωμάτων επί του ακινήτου.
7. Peer-to-peer Transactions: Απευθείας μεταβιβάσεις δικαιωμάτων χωρίς μεσάζοντες, γεγονός που παρέχει πλήρη εξουσία και ευελιξία στα μέρη της συναλλαγής.
8. Interoperability: Ενοποίηση διάφορων blockchain συστημάτων προκειμένου να επιτευχθεί τυποποίηση και ευκολία στην ανταλλαγή δεδομένων ανάμεσα σε διαφορετικά συστήματα και χώρες.
Τα ευρήματα αυτά δείχνουν τη δυναμική της τεχνολογίας blockchain να βελτιώσει και να εκσυγχρονίσει τη διοίκηση και διαχείριση της γης, κάτι που θα μπορούσε να αποδώσει σημαντικά οφέλη, σε χώρες που αντιμετωπίζουν σημαντικές προκλήσεις στον τομέα αυτό.
ΙΙΙ. Συμπερασματικές Σκέψεις
Ο Συμβολαιογράφος βρίσκεται στον πυρήνα της ζωής των εντολέων του που επιθυμούν να αποκτήσουν ή να μεταβιβάσουν ένα ακίνητο, να συνάψουν σύμφωνο συμβίωσης, να αποδεχθούν κληρονομιαία περιουσία, να προβούν σε λύση γάμου και ως εκ τούτου γίνεται γνώστης των προσωπικών δεδομένων που τους αφορούν. Δεδομένα όπως τα εισοδήματα, τα περιουσιακά στοιχεία, το θρήσκευμα, η σεξουαλική ταυτότητα, το αν ένας συναλλασσόμενος οφείλει εργοδοτικές εισφορές ή έχει φορολογικές εκκρεμότητες, είναι προσωπικές πληροφορίες τις οποίες ο Συμβολαιογράφος εκ του ρόλου του καλείται να επεξεργαστεί αλλά και να διασφαλίσει στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό. Η μετάβαση της συμβολαιογραφίας στην ψηφιακή εποχή, συνεπάγεται ευκολία, αλληλεπίδραση με δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς, ταχύτητα στις συναλλαγές αλλά και προκλήσεις σε επίπεδο ασφάλειας, λαμβανομένης υπόψη της καταιγιστικής ροής της πληροφορίας και της διαβίβασης αυτής σε διαφορετικούς αποδέκτες. Η εισαγωγή ψηφιακών υποδομών στη συμβολαιογραφία αναδεικνύει τη σημασία της ορθής εφαρμογής τεχνολογιών που ενισχύουν την ασφάλεια και τη νομιμότητα των συναλλαγών, υπογραμμίζοντας παράλληλα την ανάγκη για ένα ολοκληρωμένο νομικό πλαίσιο που συμβαδίζει με τις σύγχρονες προκλήσεις της προστασίας δεδομένων. Σε αυτήν την κατεύθυνση η επιμόρφωση των Συμβολαιογράφων στις νέες τεχνολογίες και η τήρηση των απαιτούμενων οργανωτικών και τεχνικών μέτρων που επιτάσσει ο Κανονισμός, μπορεί να εξασφαλίσει την αξιοπιστία των συναλλαγών και να βελτιώσει αποτελεσματικά την ποιότητα της δουλειάς τους, όπως για παράδειγμα με την επιλογή της τεχνολογίας blockchain που παρέχει αυξημένη ασφάλεια στις διαδικτυακές συναλλαγές, απόδειξη γνησιότητας και βελτιωμένη εμπιστοσύνη μεταξύ των μερών.
Σύμφωνα με το άρθρο 5 του Κώδικα Συμβολαιογράφων, ο Συμβολαιογράφος ασκεί τα καθήκοντά του ευσυνείδητα και αμερόληπτα. Στο πλαίσιο αυτό, προτεραιότητα του Συμβολαιογράφου κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του πρέπει να είναι η προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των συναλλασσόμενων με αυτόν φυσικών προσώπων, η σημασία της οποίας άλλωστε προκύπτει και από τη σχετική υποχρεωτική μνεία των διατάξεων του Κανονισμού στο κείμενο των συμβολαιογραφικών πράξεων.