ΕγκΥπΕσ ΔΙΔΔΑ/Φ.30/17559/23.10.2023 Υπενθυμιστική εγκύκλιος για την εφαρμογή του Εθνικού Συστήματος Πολυεπίπεδης Διακυβέρνησης - καταγραφή και ταξινόμηση αρμοδιοτήτων των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης - ολοκλήρωση προκαταρκτικών ενεργειών.

Α.Π.: ΔΙΔΔΑ/Φ.30/17559
ΑΔΑ 9Ν9546ΜΤΛ6-1ΩΙ
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΕΩΝ
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΟΜΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ & ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΟΜΩΝ
Αθήνα, 23 Οκτωβρίου 2023
Προς: ΠΙΝΑΚΑ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ
(μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
Ταχ. Δ/νση : Βασ. Σοφίας 15
Ταχ. Κώδικας : 106 74 - Αθήνα
Πληροφορίες : Αντώνης Ψαράκης
Κωνσταντίνος Βουτσινάς
Τηλέφωνο : 2131313109, -133
e-mail : ped@ypes.gov.gr
Θέμα: «Υπενθυμιστική εγκύκλιος για την εφαρμογή του Εθνικού Συστήματος Πολυεπίπεδης Διακυβέρνησης - καταγραφή και ταξινόμηση αρμοδιοτήτων των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης - ολοκλήρωση προκαταρκτικών ενεργειών».
Σε συνέχεια της 1ης εγκυκλίου (ΔΙΔΔΑ/Φ30/8087/8-5-2023 - ΑΔΑ: 64ΑΓ46ΜΤΛ6-ΝΩΦ) για την εφαρμογή του Εθνικού Συστήματος Πολυεπίπεδης Διακυβέρνησης, παρακαλούμε για την ολοκλήρωση της καταγραφής των αρμοδιοτήτων του φορέα σας.
Επισημαίνουμε σε όσους φορείς δεν έχουν απαντήσει, ότι έχει παρέλθει ο εύλογος χρόνος για την καταγραφή των αρμοδιοτήτων, σύμφωνα με την προθεσμία της 1ης εγκυκλίου.
Για τη συμπλήρωση του δελτίου καταγραφής αρμοδιοτήτων του φορέα σας, πέραν των οδηγιών της 1ης εγκυκλίου, διευκρινίζονται και τα κάτωθι:
1. Στη στήλη «Περιγραφή αρμοδιότητας» καταγράφεται το κείμενο κάθε αρμοδιότητας όπως ακριβώς έχει προβλεφθεί από τις σχετικές οργανικές διατάξεις του φορέα. Ειδικότερα:
- Ως αρμοδιότητα νοείται η κάθε επιμέρους πρόβλεψη που έχει αναλυθεί στο κατώτερο οργανωσιακό επίπεδο του οργανογράμματος του φορέα (π.χ. αρμοδιότητες των τμημάτων και αυτοτελών γραφείων).
- Στην περίπτωση που αρμοδιότητες έχουν προβλεφθεί διακριτά και σε ανώτερα επίπεδα (π.χ. Διευθύνσεις ή Γενικές Διευθύνσεις), χωρίς να αναλύονται περαιτέρω στις υποκείμενες μονάδες, τότε καταγράφονται και αυτές.
- Το κείμενο των αρμοδιοτήτων πρέπει να εισάγεται αυτούσιο όπως έχει προβλεφθεί, ακόμη και εάν θεωρείται παρωχημένο.
- Δεν απαιτείται η καταγραφή του σκοπού του φορέα στις αρμοδιότητες, καθώς ενδιαφέρει η αναλυτική καταγραφή των επιμέρους αρμοδιοτήτων.
2. Στη στήλη «Πρόβλεψη αρμοδιότητας» θα εισάγεται η συγκεκριμένη διάταξη που προβλέπει την καταγραφόμενη αρμοδιότητα (π.χ. εδ. α, παρ.1, αρ. 7 ΠΔ 133/2017 και όχι ΠΔ 133/2017). Επισημαίνεται ότι πέραν των διατάξεων των οργανισμών των φορέων, είναι πιθανό να έχουν προβλεφθεί αρμοδιότητες φορέων και σε επιμέρους κατά περίπτωση διατάξεις νόμου ή κανονιστικές πράξεις οι οποίες αφορούν την οργάνωση και τις αρμοδιότητες είτε ενός, είτε περισσότερων φορέων (π.χ. Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα).
3. Στη στήλη «Τύπος αρμοδιότητας» επιλέγεται ο τύπος που ταιριάζει περισσότερο στο περιεχόμενο της καταγραφόμενης αρμοδιότητας. Σχετικά με την επιλογή του τύπου σημαντικά είναι τα εξής:
- Η επιτελική αρμοδιότητα αφορά κυρίως τον σχεδιασμό πολιτικών ή προγραμματισμό δράσεων καθώς και την έγκριση και τη λήψη αποφάσεων επί αυτών.
- Η εκτελεστική αρμοδιότητα αφορά κυρίως την υλοποίηση των σχεδιαζόμενων πολιτικών καθώς και την υλοποίηση του προγραμματισμού δράσεων. Επιπλέον, αφορά τις πάγιες δραστηριότητες ή καθημερινές εργασίες ρουτίνας του φορέα πλην εκείνων που θεωρούνται υποστηρικτικές.
- Η υποστηρικτική αρμοδιότητα αφορά κυρίως τη δραστηριότητα των υποστηρικτικών μονάδων-υπηρεσιών, όπως ενδεικτικά τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, τις προμήθειες, τη διαχείριση υλικού, την τεχνική υποστήριξη κτλ. Εξ αυτών, υποστηρικτικές είναι οι αρμοδιότητες που έχουν εκτελεστικό χαρακτήρα και αποτελούν εργασίες ρουτίνας σχετικές με την υποστήριξη της κύριας δραστηριότητας του φορέα. Όμως και στις υποστηρικτικές μονάδες, ορισμένες αρμοδιότητες μπορεί με βάση το περιεχόμενό τους να έχουν επιτελικό χαρακτήρα (π.χ. ο προγραμματισμός προσλήψεων του φορέα, η κατάρτιση του προϋπολογισμού και τυχόν άλλες αρμοδιότητες που σχετίζονται με το σχεδιασμό/προγραμματισμό) και να επιλεγούν ως επιτελικές ή να είναι ελεγκτικές ή αξιολόγησης και ελέγχου αποτελεσμάτων.
- Η ελεγκτική αρμοδιότητα συναντάται κυρίως στις ελεγκτικές υπηρεσίες. Πέραν αυτών ως ελεγκτικές μπορούν να χαρακτηριστούν και οι εξής αρμοδιότητες οποιουδήποτε φορέα:
α. αρμοδιότητες που αφορούν τον έλεγχο πολιτών, επιχειρήσεων και άλλων ιδιωτικών φορέων.
β. αρμοδιότητες που αφορούν τον εσωτερικό έλεγχο των υπηρεσιών και των υπαλλήλων, όπως ο έλεγχος νομιμότητας, ο οικονομικός έλεγχος, ο πειθαρχικός έλεγχος κτλ.
- Η αρμοδιότητα αξιολόγησης και παρακολούθησης αποτελεσμάτων, αφορά την παρακολούθηση των παραγωγικών δραστηριοτήτων του φορέα με έμφαση στο κατά πόσο η καθημερινή λειτουργία είναι εύρυθμη, καθώς και το αν και κατά πόσο οι πολιτικές και δράσεις που σχεδιάστηκαν, εκτελούνται καλώς.
4. Στις στήλες ταξινόμησης της αρμοδιότητας ως προς τις πολιτικές που υπάγεται (1ο και 2ο επίπεδο COFOG και ταξινόμηση σε 3ο επίπεδο σε θεματικό αντικείμενο), o σκοπός είναι να ταξινομηθεί και να αντιστοιχηθεί θεματικά το περιεχόμενο της αρμοδιότητας και στα τρία επίπεδα. Κάθε αρμοδιότητα που έχει προβλεφθεί στις οργανικές διατάξεις του εκάστοτε φορέα, εκλαμβάνεται στο πλαίσιο της ΠΕΔ ως περιεχόμενο 4ου επιπέδου. Σχετικά με τη θεματική ταξινόμηση επισημαίνουμε τα εξής:
- Η ταξινόμηση δεν αφορά το γενικό προφίλ του φορέα αλλά το περιεχόμενο της κάθε αρμοδιότητας. Συνεπώς δεν έχει σημασία αν ένας φορέας είναι νοσοκομείο ή σχολείο για να ταξινομηθούν θεματικά οι αρμοδιότητές του, αλλά έχει σημασία σε τι αφορά η κάθε αρμοδιότητα προς ταξινόμηση.
- Αν για κάποια αρμοδιότητα του φορέα καθίσταται δυσχερής η ταξινόμηση σε Θεματικό Αντικείμενο (3ο επίπεδο), τότε η αρμοδιότητα μπορεί να ταξινομηθεί στο σχετικότερο Θεματικό Αντικείμενο με τη σήμανση Π.Δ.Κ.Α. (Που Δεν Κατηγοριοποιείται Αλλού). Τα Θεματικά Αντικείμενα με τη σήμανση Π.Δ.Κ.Α. χρησιμεύουν ως ανοικτές υποκατηγορίες διευκολύνοντας την ταξινόμηση.
- Αν δεν είναι εφικτή η ταξινόμηση σε Θεματικό Αντικείμενο του 3ου επιπέδου ούτε με τη σήμανση Π.Δ.Κ.Α., τότε η συγκεκριμένη αρμοδιότητα ταξινομείται έως το 2ο επίπεδο.
5. Στη στήλη «Συνέργειες» καταγράφονται οι συνεργασίες που τυχόν υπάρχουν με τρίτους φορείς, στο πλαίσιο άσκησης της συγκεκριμένης αρμοδιότητας του φορέα σας. Επισημαίνεται ότι σε ορισμένες αρμοδιότητες υπάρχουν συνέργειες και σε άλλες όχι. Η έννοια της συνέργειας μπορεί να καταλαμβάνει τις κάτωθι ενδεικτικές περιπτώσεις:
- Την άμεση συνεργασία του φορέα με τρίτους φορείς για την/κατά την άσκηση της αρμοδιότητας.
- Την υποβολή αναφορών, τακτικών ή κατά περίπτωση, προς τρίτους φορείς, ως υποχρέωση στο πλαίσιο της συγκεκριμένης αρμοδιότητας.
- Την εποπτεία από άλλο φορέα στο πλαίσιο της συγκεκριμένης αρμοδιότητας.
- Την ύπαρξη τυχόν φορέων οι οποίοι είναι αποδέκτες των παραγωγικών αποτελεσμάτων που προκύπτουν από την άσκηση της συγκεκριμένης αρμοδιότητας, έτσι ώστε να εντοπιστούν όλες οι ενδοκυβερνητικές συνέργειες (G2G - Government to Government).
6. Στη στήλη «Επικαλύψεις» καταγράφονται επικαλύψεις που τυχόν εντοπίστηκαν ως προς την άσκηση της καταγραφόμενης αρμοδιότητας και από άλλο φορέα, κατά μέρος ή συνολικά. Επισημαίνεται ότι σε ορισμένες αρμοδιότητες μπορεί να διαπιστωθούν επικαλύψεις και σε άλλες όχι.
Η παρούσα θα αναρτηθεί, μαζί με το δελτίο καταγραφής των αρμοδιοτήτων, στον ιστότοπο του Υπουργείου Εσωτερικών (https://www.ypes.gr/dimosia-dioikisi/category--organosi-dimosion-ypiresion).
Κατόπιν συμπλήρωσης των ζητούμενων στοιχείων, παρακαλούμε για την άμεση αποστολή του Δελτίου (σε ηλεκτρονική μορφή) στο Υπουργείο Εσωτερικών /Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης /Γενική Διεύθυνση Δημοσίων Οργανώσεων /Διεύθυνση Δομών Διαδικασιών και Αρχείων, στην ηλεκτρονική διεύθυνση ped@ypes.gov.gr, έως τις 30 Νοεμβρίου 2023.
Παρακαλούνται οι αποδέκτες να διαβιβάσουν την παρούσα εγκύκλιο στους φορείς που εποπτεύουν.
Ο Γενικός Γραμματέας
Δ. Κιρμικίρογλου
Συν.: Δελτίο Καταγραφής Αρμοδιοτήτων Φορέα
ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η προϊσταμένη του Τμήματος
Γραμματείας και Παροχής Πληροφοριών
Υπουργείου Εσωτερικών
κ.α.α. Λογοθέτη Ζαμπέτα
ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου):
1. Όλα τα Υπουργεία, Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού, Διευθύνσεις Εποπτείας Νομικών Προσώπων (με την παράκληση να κοινοποιήσουν την παρούσα και στα νομικά πρόσωπα (ΝΠΔΔ, ΝΠΙΔ, Α.Ε.) που εποπτεύουν)
2. Γενικές και Ειδικές Γραμματείες Υπουργείων, Δ/νσεις Διοικητικού /Προσωπικού
3. Γενικές και Ειδικές Γραμματείες, Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού
4. Όλες τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού (με την παράκληση να κοινοποιήσουν την παρούσα και στους Ο.Τ.Α. α και β’ βαθμού, καθώς και στα νομικά πρόσωπα αυτών, της χωρικής τους αρμοδιότητας)
5. Όλες τις Ανεξάρτητες Αρχές, Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού (με την παράκληση να κοινοποιήσουν την παρούσα και στα νομικά πρόσωπα που εποπτεύουν)
6. Νομικό Συμβούλιο του Κράτους
7. Προεδρία της Κυβέρνησης
8. Γενική Γραμματεία Νομικών & Κοινοβουλευτικών Θεμάτων, Γραφείο Νομικών & Κοινοβουλευτικών Θεμάτων, office@gslegal.gov.gr
Κοιν. (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου):
1. Όλα τα Υπουργεία
- Γραφεία Υπουργών, Υφυπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών
- Γραφεία Γενικών, Ειδικών και Αναπληρωτών Γραμματέων
- Γραφεία Υπηρεσιακών Γραμματέων
2. Αποκεντρωμένες Διοικήσεις
- Γραφείο Συντονιστή
- Γραφείο Γενικού Γραμματέα
Εσωτερική Διανομή (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου):
1. Γραφείο Υπουργού
2. Γραφείο Υφυπουργού
3. Γραφείο Γενικού Γραμματέα
4. Γραφείο Υπηρεσιακής Γραμματέα
5. Προϊστάμενοι Γενικών Διευθύνσεων
6. Δ/νση Διοικητικών Υπηρεσιών (για ενέργεια)
7. web.support@ypes.gr (για την ανάρτηση στην ιστοσελίδα του Υπουργείου στη διαδρομή «Δημόσια Διοίκηση - Οργάνωση Δημοσίων Υπηρεσιών»)