Αριθ. Πρωτ.: ΔΙΔΔΑ/Φ.20/οικ.1766
ΑΔΑ ΨΣΩΕ46ΜΤΛ6-ΝΡ1
ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ
ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
ΓΕΝ. Δ/ΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΕΩΝ
Δ/ΝΣΗ ΔΟΜΩΝ, ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΟΜΩΝ
Αθήνα, 25 Ιανουαρίου 2024
Ταχ. Δ/νση: Βασ. Σοφίας 15
Ταχ. Κώδ.: 106 74 Αθήνα
Τηλέφωνα: 213-1313 -133, -147, -130
E - mails: k.voutsina@ypes.gov.gr
m.kappatou@ypes.gov.gr k.patsalidis@ypes.gov.gr
Προς:
Υπουργείο Παιδείας, Θρησκευμάτων και Αθλητισμού
Γενική Γραμματεία Ανώτατης
Εκπαίδευσης
Α. Παπανδρέου 37
Τ.Κ.: 151 80, Μαρούσι
(αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο)
ΘΕΜΑ: «Οργανισμοί Πανεπιστημίων»
Ο νόμος 4957/2022 στο άρθρο 206 παρ. 1 ορίζει ότι: «Η οργάνωση και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (Α.Ε.Ι.) καθορίζονται με τον Οργανισμό τους, ο οποίος καταρτίζεται με προεδρικό διάταγμα, που εκδίδεται μετά από πρόταση των Υπουργών Παιδείας και Θρησκευμάτων, Οικονομικών και Εσωτερικών, ύστερα από πρόταση του Συμβουλίου Διοίκησης και γνώμη της Συγκλήτου, σύμφωνα με τη διαδικασία που καθορίζεται στο άρθρο 20 του ν. 4622/2019 (Α’ 133)».
Ειδικότερα ως προς το περιεχόμενο του οργανισμού οι κατευθύνσεις που δίνονται από την υπηρεσία μας κατά λόγο αρμοδιότητας έχουν ως ακολούθως:
Με τους Οργανισμούς καθορίζεται η οργάνωση των φορέων στο σύνολό τους, δηλ. τόσο των κεντρικών όσο και των περιφερειακών/(ειδικών) αποκεντρωμένων υπηρεσιών τους, αν υφίστανται.
Πιο συγκεκριμένα καθορίζονται:
α) Η αποστολή του φορέα, όπως προκύπτει από τις κείμενες διατάξεις που διέπουν τη σύσταση και τις αρμοδιότητές του, καθώς και η διάρθρωση των υπηρεσιών του σε οργανικές μονάδες (γενικές διευθύνσεις, διευθύνσεις, υποδιευθύνσεις, τμήματα, αυτοτελή και μη, αυτοτελή γραφεία, θεσμοθετημένα συλλογικά όργανα). Στο σημείο διευκρινίζεται ότι στο πεδίο εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 84 του Ν. 3528/2007 όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν και του άρθρου 16 του Ν. 4354/2015, με τις οποίες καθορίστηκαν τα επίπεδα των οργανικών μονάδων του Δημοσίου και των Ν.Π.Δ.Δ. στα οποία οι υπάλληλοι έχουν δικαίωμα επιλογής για θέσεις ευθύνης με την αντίστοιχη καταβολή επιδόματος, δεν συμπεριλαμβάνονται τα Γραφεία αυτοτελή και μη.
β) Η ονομασία και η έδρα των οργανικών μονάδων, καθώς και οι στρατηγικοί σκοποί των Γενικών Διευθύνσεων, οι επιχειρησιακοί στόχοι των Διευθύνσεων και Υποδιευθύνσεων και οι αρμοδιότητες των Τμημάτων και λοιπών οργανικών μονάδων.
Η σειρά καταγραφής των μονάδων ακολουθεί την κάτωθι σειρά:
α) Υπηρεσίες υπαγόμενες απευθείας στο όργανο διοίκησης του φορέα. (π.χ. Νομική Υπηρεσία υπαγόμενη στον Πρύτανη, ή Γραφείο Συγκλήτου)
β) Οι οργανικές μονάδες με ιεραρχική κατάταξη. (Η σειρά που ακολουθείται είναι: (Γενικές Γραμματείες, Ειδικές Γραμματείες, - μόνο για τα υπουργεία), Γενικές Δ/νσεις, Δ/νσεις, Τμήματα, Γραφεία.)
γ) Λοιπές υπηρεσίες και όργανα που λειτουργούν εντός του φορέα.
Προσοχή:
- Η αποτύπωση του σκοπού της Γενικής Δ/νσης στον οργανισμό γίνεται έχοντας ως γνώμονα την ευθυγράμμιση του στρατηγικού της ρόλου με την δήλωση αποστολής του Φορέα. Η εξειδίκευση της αποστολής σε επίπεδο Γενικής Δ/νσης περιορίζεται στη διατύπωση γενικών και μη μετρήσιμων σκοπών και δεν επεκτείνεται σε εργαλεία και μεθοδολογίες.
- O ρόλος των Δ/νσεων ταυτίζεται με την επιχειρησιακή τους λειτουργία. Η επιχειρησιακή λειτουργία της Δ/νσης διατυπώνεται με τρόπο συγκεκριμένο, παρουσιάζοντας το έργο της στο πλαίσιο των στρατηγικών σκοπών της Γενικής Δ/νσης, απαντώντας στα ερωτήματα πως εξυπηρετεί αυτούς τους σκοπούς, τι επιδιώκει να πετύχει και με ποιο τρόπο. Στο επίπεδο επομένως των Δ/νσεων οι στρατηγικοί σκοποί των Γενικών Δ/νσεων εξειδικεύονται περαιτέρω κατά τρόπο που να αποτυπώνει τον μετασχηματισμό τους σε συγκεκριμένους στόχους και σχέδια δράσης.
- Η διατύπωση σε επίπεδο Τμήματος των αρμοδιοτήτων πρέπει να αποτυπώνει τον εκτελεστικό ρόλο αυτού. Η περιγραφή των αρμοδιοτήτων ενδείκνυται να είναι σύντομη, σαφής, κατανοητή και λιτή και να περιγράφει με τρόπο συνεκτικό και ολοκληρωμένο τις εργασίες που αναλαμβάνονται για την εξυπηρέτηση του ρόλου της Δ/νσης. Ειδικότερα, πρέπει να αποφεύγεται η διατύπωση μεγάλου αριθμού αρμοδιοτήτων με σκοπό την τεχνητή διόγκωση του ρόλου των Τμημάτων, όταν αυτές περιλαμβάνουν κοινές ή παρόμοιες εργασίες ή η εκτέλεσή τους συνεπάγεται την παραγωγή ίδιου ή παρόμοιου έργου. Σε αυτή τη περίπτωση οι αρμοδιότητες πρέπει να συγχωνεύονται προς το γενικότερο περιλαμβάνοντας όλες τις εργασίες που συντελούν στην επίτευξη του κύριου στόχου.
Τέλος σημειώνεται ότι εάν ο φορέας διαθέτει μεγάλο αριθμό οργανικών μονάδων τότε στο άρθρο που γίνεται η καταγραφή της βασικής διάρθρωσης των υπηρεσιών του συνήθως αποσιωπώνται τα κατώτερα ιεραρχικά επίπεδα που ούτως ή άλλως θα περιγραφούν στα επόμενα άρθρα του οργανισμού. Στο άρθρο αυτό καταγράφονται και οι λοιπές υπηρεσίες που λειτουργούν υπό τον φορέα αλλά τα θέματα οργάνωσης και λειτουργίας τους ορίζονται από άλλη νομοθεσία.
γ) Το σύνολο των οργανικών θέσεων του προσωπικού, η κατανομή αυτών σε εργασιακές σχέσεις, κατηγορίες, κλάδους και ειδικότητες, καθώς και τα τυπικά προσόντα διορισμού ή πρόσληψης κατά κλάδο και ειδικότητα.
Ο τρόπος αποτύπωσης των θέσεων έχει ως ακολούθως:
α) Αρχικά περιγράφονται οι θέσεις της κατηγορίας Ειδικών Θέσεων.
β) Ακολουθεί ο κύριος όγκος των θέσεων, όπου ο βέλτιστος τρόπος καταγραφής τους είναι ο διαχωρισμός τους κατά εργασιακή σχέση και τύπο, δηλαδή 4 κατηγορίες συνολικά: 1) Οργανικές Μονίμων, 2) Οργανικές ΙΔΑΧ, 3) Προσωποπαγείς Μονίμων, 4) Προσωποπαγείς ΙΔΑΧ.
γ) Τέλος ακολουθούν οι θέσεις «Με Έμμισθη Εντολή» και «Επί Θητεία».
Προσοχή:
- Αποφεύγεται η πολυδιάσπαση κλάδων προσωπικού και επιβάλλεται η συγχώνευση ομοειδών κλάδων με κοινά ή συναφή καθήκοντα και προσόντα. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται στην ονομασία αυτών η οποία πρέπει να συμβαδίζει με αυτή του νέου Προσοντολογίου - Κλαδολογίου.
- Στους Οργανισμούς κατά κανόνα δεν θα αναγράφονται τα προσόντα διορισμού για κλάδους ή ειδικότητες που καλύπτονται από το ισχύον γενικής εφαρμογής «Προσοντολόγιο - Κλαδολόγιο» (Π.Δ. 85/2022), αλλά θα γίνεται απλή παραπομπή στο περιεχόμενό του. Προσόντα μπορεί να καθορίζονται μόνο για τις περιπτώσεις κλάδων ή ειδικοτήτων που δεν καλύπτονται ενδεχομένως από τις γενικές ή ειδικές διατάξεις του ανωτέρω προεδρικού διατάγματος, καθώς και όταν για ορισμένους κλάδους/ειδικότητες εκτιμάται ως αναγκαίος ο προσδιορισμός και ειδικών προσόντων ή η εξειδίκευση των βασικών τίτλων σπουδών που αποτελούν το τυπικό προσόν του κλάδου.
- Υπενθυμίζεται ότι σε περίπτωση έκδοσης νέου οργανισμού ενός φορέα καλό είναι να αποφεύγεται η διατήρηση προσωποπαγών θέσεων αλλά να ενσωματώνονται όσο αυτό είναι δυνατό στις οργανικές θέσεις του φορέα με στόχο τη διατήρηση ενός σταθερού αριθμού θέσεων και για το μέλλον. Σχετικά σημειώνεται ότι η εκ νέου μετατροπή των προσωποπαγών θέσεων που στο μεταξύ έχουν προκύψει σε πάγιες οργανικές λογίζεται σε κάθε περίπτωση ως σύσταση νέων οργανικών θέσεων (ΠΕ 213/2007, 237/2009, 151/2014, κ.α.). Δοθέντος δε ότι οι θέσεις αυτές καταλαμβάνονται από προσωπικό το οποίο υπηρετεί, με την σταδιακή αποχώρηση του οποίου από την υπηρεσία οι εν λόγω θέσεις θα καταργούνταν, η μετατροπή αυτών με τον οργανισμό σε πάγιες οργανικές θέσεις και η πλήρωση αυτών ως τέτοιων στο μέλλον προκαλεί δαπάνη.
δ) Η γενική περιγραφή καθηκόντων κάθε θέσης ευθύνης, καθώς και οι κλάδοι από τους οποίους θα προέρχονται οι Προϊστάμενοι των οργανικών μονάδων.
Προσοχή:
- Στα αντίστοιχα άρθρα του οργανισμού, η αποτύπωση των κλάδων προσωπικού που δύναται να καταλάβουν τις θέσεις ευθύνης μπορεί, κατά βούληση του φορέα, να καταγράφει είτε τον κάθε κλάδο και ορισμένες από τις ειδικότητες αυτού, ή γενικότερα τον κάθε κλάδο με όλες τις ειδικότητες αυτού.
Τέλος, ένα ζήτημα στο οποία θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη βαρύτητα κατά την κατάρτιση του σχεδίου του οργανισμού από το κάθε Πανεπιστήμιο, λόγω του ότι δημιουργεί μεγάλες καθυστερήσεις, είναι η αύξηση είτε των δομών είτε των θέσεων προσωπικού. Η υπηρεσία μας θέλοντας να διατηρήσει μια ισορροπία μεταξύ των μελλοντικών αναγκών ενός φορέα και του δημοσιονομικού ελέγχου που πρέπει να υπάρχει στα έξοδα του κρατικού προϋπολογισμού είναι αναγκασμένη πολλές φορές να ζητά επιπλέον στοιχεία αιτιολόγησης των αναγκών αύξησης των προαναφερθέντων στοιχείων του οργανισμού ενός φορέα με αποτέλεσμα την καθυστέρηση της συνυπογραφής του.
Για το λόγο αυτό προτείνεται:
α) για τις οργανικές μονάδες το πανεπιστήμιο, πριν εκκινήσει τη διαδικασία κατάρτισης του νέου του οργανογράμματος, να ελέγχει τη στελέχωση των μονάδων με προσωπικό (π.χ. να μην παρατηρείται το φαινόμενο ένας προϊστάμενος για έναν υπάλληλο). Μια καλή αναλογία, χωρίς αυτό να αποτελεί κανόνα, είναι 5 με 7 υπάλληλοι5 μαζί με τον προϊστάμενό τους. Τα ανωτέρω πρέπει πάντοτε να εξετάζονται σε σχέση με τον όγκο εργασιών μιας μονάδας και το βαθμό δυσκολίας εξυπηρέτησής του6.
5 Πολλές φορές οι φορείς προσπαθώντας να διαχωρίσουν αρμοδιότητες προβαίνουν στη σύσταση νέων οργανικών μονάδων. Η εν λόγω ενέργεια πρέπει να εξετάζεται προσεκτικά καθώς π.χ. αντί να χρειάζεται να «σπάσει» ένα Τμήμα σε δύο και να δημιουργηθεί επιπλέον και μια Διεύθυνση για να τα συντονίζει, μπορεί να δημιουργηθούν γραφεία εντός του υπάρχοντος Τμήματος που θα ασκούν ακριβώς τις ίδιες αρμοδιότητες.
6 Π.χ. ένα Τμήμα πρωτοκόλλου μπορεί να έχει πολύ μεγαλύτερο αριθμό εργασιών από ένα Τμήμα ελέγχου, όμως η διαδικασία ελέγχου είναι πολύ πιο χρονοβόρα από την πρωτοκόλληση ενός εγγράφου και συνεπώς το Τμήμα ελέγχου πιθανώς να χρειάζεται περισσότερους υπαλλήλους από το Τμήμα πρωτοκόλλου.
β) για τις θέσεις προσωπικού το πανεπιστήμιο, πριν εκκινήσει τη διαδικασία κατάρτισης του νέου του σχεδίου στελέχωσης, να ελέγχει τον αριθμό των κενών οργανικών του θέσεων. Αν υπάρχει ήδη ένας αριθμός αυτών, τότε ο φορέας δεν χρειάζεται πραγματικά νέες θέσεις, ενώ για να αντιμετωπίσει πιθανές ειδικές ανάγκες του, υπενθυμίζουμε τη δυνατότητα ανακατανομής τους σε άλλες εργασιακές σχέσεις, κατηγορίες εκπαίδευσης, κλάδους και ειδικότητες.
Επισημαίνεται ότι επειδή τα ανωτέρω δεν αποτελούν κανόνες, η αιτιολόγηση για την όποια αύξηση δομών ή θέσεων θα πρέπει να συνοδεύεται πάντοτε από επαρκή τεκμηρίωση που θα αποδεικνύει τις εν λόγω ανάγκες. Επαρκής τεκμηρίωση θεωρείται η αναφορά σε ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία (π.χ. όγκος εργασιών, χωροταξική διασπορά αρμοδιοτήτων - υπηρεσιών, νομοθετική υποχρέωση), τα οποία οφείλουν με αναλυτικό, λεπτομερή και σαφή τρόπο να τεκμηριώνουν την ανάγκη σύστασης κάθε μιας ξεχωριστά νέας οργανικής θέσης.
Κατά τα λοιπά οι αρμόδιες υπηρεσίες της Γενικής μας Γραμματείας είναι στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία σχετικά με την ορθολογική και νομοτεχνικά άρτια κατάρτιση του οργανισμού των Πανεπιστημίων.
Ο Γενικός Γραμματέας
Δημήτρης Κιρμικίρογλου
ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ
Η προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματείας και Παροχής Πληροφοριών Υπουργείου Εσωτερικών κ.α.α. Λογοθέτη Ζαμπέτα