ΑΠΟΦΑΣΗ 47/2023
Αθήνα, 29-01-2024
Αριθ. Πρωτ. 424 (Τμήμα)
Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα συνήλθε σε σύνθεση Τμήματος μετά από πρόσκληση του Προέδρου της μέσω τηλεδιάσκεψης την Τετάρτη 4 Οκτωβρίου 2023 προκειμένου να εξετάσει την υπόθεση που αναφέρεται στο ιστορικό της παρούσας. Παρέστησαν ο Αναπληρωτής Πρόεδρος της Αρχής, Γεώργιος Μπατζαλέξης, κωλυομένου του Προέδρου της Αρχής Κωνσταντίνου Μενουδάκου, και τα αναπληρωματικά µέλη της Αρχής, Δημοσθένης Βουγιούκας και Μαρία Ψάλλα, σε αντικατάσταση των τακτικών Μελών Κωνσταντίνου Λαμπρινουδάκη και Γρηγορίου Τσόλια, οι οποίοι αν και εκλήθησαν νομίμως δεν παρέστησαν λόγω κωλύματος, καθώς και ο Γεώργιος Κόντης, ως αναπληρωματικό Μέλος ως εισηγητής. Παρούσες χωρίς δικαίωμα ψήφου ήταν η Αναστασία Τριτάκη, ειδική επιστήμονας- νομικός, ως βοηθός εισηγητή και η Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου, υπάλληλος του τμήματος διοικητικών υποθέσεων, ως γραμματέας.
Η Αρχή έλαβε υπόψη της τα κάτωθι:
Με την υπ’ αριθ. πρωτ. Αρχής .../08-03-2022 καταγγελία προς την Αρχή η Α διαμαρτυρήθηκε ενώπιον της Αρχής, ότι παρά τα πολλαπλά αιτήματα τα οποία υπέβαλε προς τον Πολιτιστικό Σύλλογο Χ προς λήψη αντιγράφων πρακτικών συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και της γενικής συνέλευσης που την αφορούν, ο καταγγελλόμενος σύλλογος δεν ικανοποίησε το αίτημά της. Συγκεκριμένα η καταγγέλλουσα αναφέρει ότι την 22/9/2017 υπέβαλε το πρώτον αίτημα προς το διοικητικό συμβούλιο του συλλόγου για λήψη αντιγράφων πρακτικών, το οποίο κατά τους ισχυρισμούς της δεν απαντήθηκε. Με αίτημά της την 28/11/2019, η καταγγέλλουσα επανέλαβε το αίτημά της, αιτούμενη απάντηση στο από 22/9/2017 προηγούμενο αίτημα, και έλαβε επ΄ αυτού αρνητική απάντηση του διοικητικού συμβουλίου με ημερομηνία 29/12/2019. Η καταγγέλλουσα υποστηρίζει πως στη συνέχεια υπέβαλε την 9/5/2021 εκ νέου αίτημα για λήψη αντιγράφων, το οποίο επίσης απορρίφθηκε με επιστολή του συλλόγου με ημερομηνία 7/6/2021. Κατόπιν αυτού, υπέβαλε την 3/10/2021 νέα αίτηση, η οποία απορρίφθηκε με επιστολή του συλλόγου με ημερομηνία 2/11/2021, όπου αναφέρεται ότι το αίτημα είχε απαντηθεί ήδη με την από 7/6/2021 απάντηση του διοικητικού συμβουλίου.
Η Αρχή, στο πλαίσιο εξέτασης της ανωτέρω καταγγελίας, με το υπ’ αριθ. πρωτ. .../11-05-2022 έγγραφό της, κάλεσε τον καθ’ ου Πολιτιστικό Σύλλογο Χ να εκθέσει τις απόψεις τους επί αυτής.
Με την υπ’ αριθ. πρωτ. (υπ’ αριθ. πρωτ. Αρχής .../26-05-2022) απάντησή του, ο καθ’ ου Πολιτιστικός Σύλλογος Χ υποστήριξε ενώπιον της Αρχής, μεταξύ άλλων, τα κάτωθι: α) ότι το από 22/9/2017 αίτημα της καταγγέλλουσας δεν ικανοποιήθηκε, καθώς αφορούσε τη χορήγηση αντιγράφων αναφορικά με την απόφαση του ΔΣ για λύση της συνεργασίας μαζί της ως …, ωστόσο ένα μήνα μετά, τον Οκτώβριο του 2017, η συνεργασία μαζί της ανανεώθηκε, επομένως σύμφωνα με τα διαλαμβανόμενα στην ως άνω απάντηση, η δικαιολογητική βάση του αιτήματος εξέλιπε, β) ότι το από 28/11/2019 αίτημα της καταγγέλλουσας αποτελούσε εκ νέου υποβολή του από 22/9/2017 αιτήματός της, επί του οποίου το ΔΣ του Συλλόγου κάλεσε, με την από 29/12/2019 απάντησή του, την καταγγέλλουσα στα γραφεία του, προκειμένου να διαβάσει τα πρακτικά των συνεδριάσεων που την αφορούσαν, συμφώνως προς το άρθρο 6 του καταστατικού του συλλόγου, βάσει του οποίου προβλέπεται ότι τα μέλη μπορούν να διαβάζουν τα πρακτικά (και όχι να λαμβάνουν αντίγραφα) · σύμφωνα δε με τους ισχυρισμούς του καθ’ ου , η καταγγέλλουσα προσήλθε στα γραφεία του συλλόγου, διάβασε τα πρακτικά των συνεδριάσεων που την αφορούσαν προσωπικά και αποχώρησε, δ) ότι το αυτό έλαβε χώρα και την 9/7/2021, κατόπιν νέου αιτήματος της καταγγέλλουσας, ε) ότι οι λοιπές αιτήσεις της καταγγέλλουσας έχουν απαντηθεί και έχουν τεθεί υπόψη της Αρχής από την καταγγέλλουσα. Ο καθ’ ου επεσήμανε ότι κατά την άποψή του, το δικαίωμα πρόσβασης της καταγγέλλουσας στα πρακτικά που την αφορούν ικανοποιήθηκε πλήρως δύο φορές, ενώ η συνεχιζόμενη υποβολή αιτημάτων «ελέγχεται ως καταχρηστική».
Κατόπιν της εξέτασης των στοιχείων του φακέλου, η Αρχή απέστειλε την υπ’ αριθ. πρωτ. Αρχής .../07-11-2022 κλήση προς ακρόαση στον καταγγελλόμενο και την υπ’ αριθ. πρωτ. Αρχής .../07-11-2022 στην καταγγέλλουσα, προκειμένου να παραστούν, μέσω τηλεδιάσκεψης, σε ακρόαση ενώπιον του Τμήματος της Αρχής την Τετάρτη 16 Νοεμβρίου 2022 και ώρα 12.00 με θέμα τη συζήτηση της ως άνω καταγγελίας.
Κατά την ως άνω συνεδρίαση η καταγγέλλουσα δεν παρέστη, δι’ αυτοπρόσωπης παρουσίας ή πληρεξουσίου δικηγόρου, ούτε υπέβαλε μέχρι την έναρξη της συνεδρίασης, υπόμνημα, με το οποίο δηλώνεται παράσταση ενώπιον της Αρχής χωρίς παρουσία στη συνεδρίαση, συμφώνως προς το άρθρο 9 παρ. 1 του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής. Εκ μέρους δε του καθ’ ου Πολιτιστικού Συλλόγου Χ παρέστη ο πληρεξούσιος δικηγόρος του Χατζηπέμου Χρήστος.
Η Αρχή, αφού εξέτασε και έκρινε ότι η καταγγέλλουσα κλήθηκε νομίμως και εμπροθέσμως, συμφώνως προς το άρθρο 9 παρ. 5 του Κανονισμού Λειτουργίας της Αρχής, προέβη στη συζήτηση της υπόθεσης.
Κατά την ως άνω συνεδρίαση, ο καθ’ ου, διά του πληρεξουσίου δικηγόρου του ανέπτυξε προφορικά τις απόψεις του επί της υπό εξέταση καταγγελίας και απάντησε στις ερωτήσεις που έθεσαν ο Πρόεδρος και τα Μέλη της Αρχής. Ο καθ’ ου έλαβε προθεσμία υποβολής υπομνήματος προς περαιτέρω υποστήριξη των ισχυρισμών τους ως την 30 Νοεμβρίου 2022, πλην όμως δεν υπεβλήθη σχετικό υπόμνημα από τον καθ’ ου σύλλογο.
Κατά την ως άνω συνεδρίαση ο καθ’ ου Σύλλογος υποστήριξε, μεταξύ άλλων, ότι δε δύναται να χορηγήσει αντίγραφα των πρακτικών του Διοικητικού Συμβουλίου στην καταγγέλλουσα, καθώς τούτο δεν προβλέπεται από το καταστατικό του Συλλόγου, ενώ στα πρακτικά αυτά περιέχεται πλήθος προσωπικών δεδομένων τρίτων, ενώ επεσήμανε ότι σε πολλαπλές περιστάσεις, γνωστοποιήθηκε μέσω του Διοικητικού Συμβουλίου στην καταγγέλλουσα ότι μπορεί να λαμβάνει γνώση των πρακτικών του Συλλόγου που την αφορούν με επί τόπου μελέτη στα γραφεία του Συλλόγου. Περαιτέρω, ζητήθηκε από τον καθ’ ου να παράσχει εξηγήσεις αναφορικά με το ότι με το τελευταίο από 3/10/2021 αίτημά της, η καταγγέλλουσα αιτήθηκε την παροχή αντιγράφων των σημείων των πρακτικών του Διοικητικού Συμβουλίου που την αφορούσαν και ήταν «απαραίτητα για την άσκηση των νόμιμων δικαιωμάτων» της και σχετικώς ο καθ’ ου ισχυρίστηκε ότι η καταγγέλλουσα δεν προσδιόρισε τον σκοπούμενο τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων της, ώστε ο καθ’ ου να είναι σε θέση να ανταποκριθεί ειδικότερα στο εν λόγω αίτημα.
Η Αρχή, μετά από εξέταση των στοιχείων του φακέλου και όσων προέκυψαν από την ενώπιον της ακροαματική διαδικασία, αφού άκουσε τον εισηγητή και τις διευκρινίσεις από τη βοηθό εισηγητή, η οποία παρέστη χωρίς δικαίωμα ψήφου, κατόπιν διεξοδικής συζητήσεως,
ΣΚΕΦΤΗΚΕ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΝΟΜΟ
1) Επειδή από τις διατάξεις των άρθρων 51 και 55 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων 2016/679 (ΓΚΠΔ) και του άρθρου 9 του νόμου 4624/2019 (ΦΕΚ Α΄ 137) προκύπτει ότι η Αρχή έχει αρμοδιότητα να εποπτεύει την εφαρμογή των διατάξεων του ΓΚΠΔ, του νόμου 4624/2019 και άλλων ρυθμίσεων που αφορούν την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Ειδικότερα, από τις διατάξεις των άρθρων 57 παρ.1 στοιχ. στ΄ του ΓΚΠΔ και 13 παρ. 1 στοιχ. ζ΄ του νόμου 4624/2019 προκύπτει ότι η Αρχή έχει αρμοδιότητα να επιληφθεί της καταγγελίας της Α κατά του Πολιτισμικού Συλλόγου Χ, καθόσον η υπό εξέταση καταγγελία αφορά σε αίτημα πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τηρουμένων στα βιβλία του συλλόγου, επομένως περιλαμβανομένων σε σύστημα αρχειοθέτησης κατά την έννοια του άρθρου 4 στοιχ. 2) και 6) ΓΚΠΔ, υπό επεξεργασία υπαγόμενη στο ρυθμιστικό πεδίο των άρθρων 2 παρ. 1 του ΓΚΠΔ και 2 του ν. 4624/2019.
2) Επειδή, αναφορικά με τα υποβληθέντα αιτήματα της καταγγέλλουσας προς τον καθ’ ου σύλλογο, δέον να επισημανθούν κατ’ αρχάς τα εξής: α) Με το από 22/9/2017 αίτημά της η καταγγέλλουσα αιτήθηκε αντίγραφα των αποφάσεων του διοικητικού συμβουλίου του καθ’ ου συλλόγου, αναφορικά με τη λύση της συνεργασίας μαζί της ως …, δεδομένου ότι την αφορούν «προσωπικά», β) με το από 28/11/2019 αίτημά της, η καταγγέλλουσα αιτήθηκε απάντηση στο από 22/9/2017 αίτημα, γ) με το από 9/5/2021 αίτημά της η καταγγέλλουσα αιτήθηκε μεταξύ άλλων, αντίγραφα των γενικών συνελεύσεων του συλλόγου και αντίγραφα των πρακτικών που κρατήθηκαν από τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου του συλλόγου κατά τα τελευταία 7 ημερολογιακά έτη, χωρίς σύνδεση του ως άνω αιτήματός της με το πρόσωπό της, δ) με το από 3/10/2021 αίτημά της, η καταγγέλλουσα αιτήθηκε «αντίγραφα των σημείων από τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου που αφορούν το πρόσωπό της». Από τα ως άνω συνάγεται πως η καταγγέλλουσα υπέβαλε την 22/9/2017 και την 3/10/2021 προς το ΔΣ του Πολιτιστικού Συλλόγου Χ αιτήματα λήψης αντιγράφων πρακτικών του ΔΣ, τα οποία περιέχουν δεδομένα που την αφορούν, ενώ το από 28/11/2019 αίτημα, δεν αποτελεί νέο αίτημα, αλλά υπόμνηση για το από 22/9/2017 αίτημα και το από 9/5/2021 αίτημα δεν περιέχει αίτημα λήψης αντιγράφων με αναφορά σε δεδομένα της καταγγέλλουσας, επομένως δεν αποτελεί αίτημα λήψης αντιγράφου κατά την έννοια του άρθρου 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ και η εξέτασή του εκφεύγει της αρμοδιότητας της Αρχής. Επομένως η εξέταση της υπό κρίση καταγγελίας αφορά τα από 22/9/2017 και την 3/10/2021 αιτήματα της καταγγέλλουσας προς τον καθ’ ου.
3) Επειδή, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη διάταξη του άρθρου 4 στοιχ. 7 ΓΚΠΔ, ως υπεύθυνος επεξεργασίας νοείται «το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της επεξεργασίας αυτής καθορίζονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους». Σύμφωνα με τις Κατευθυντήριες γραμμές 07/2020 του ΕΣΠΔ αναφορικά με τις έννοιες του υπευθύνου της επεξεργασίας και του εκτελούντος την επεξεργασία, στις περιπτώσεις όπου ο νόμος καθορίζει μια υποχρέωση ή επιβάλλει σε κάποιον φορέα το καθήκον να συλλέγει και να επεξεργάζεται συγκεκριμένα δεδομένα, ο σκοπός της επεξεργασίας συχνά καθορίζεται από τη νομοθεσία και ο υπεύθυνος επεξεργασίας ορίζεται κατά κανόνα από τον νόμο για την επίτευξη αυτού του σκοπού. Η νομοθεσία μπορεί επίσης να επιβάλει σε δημόσιες ή ιδιωτικές οντότητες την υποχρέωση να διατηρούν ή να παρέχουν συγκεκριμένα δεδομένα. Οι εν λόγω οντότητες θεωρούνται κατά κανόνα υπεύθυνοι επεξεργασίας αναφορικά με την επεξεργασία που κρίνεται απαραίτητη για την εκπλήρωση της συγκεκριμένης υποχρέωσης. Εν προκειμένω ζητείται από την καταγγέλλουσα πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία περιλαμβάνονται σε βιβλία που υποχρεούται ο σύλλογος να τηρεί βάσει της οικείας νομοθεσίας, ως εκ τούτου εν προκειμένω το νομικό πρόσωπο Πολιτιστικός Σύλλογος Χ αποτελεί τον υπεύθυνο επεξεργασίας.
4) Επειδή, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη διάταξη του άρθρου 5 παρ. 2 του ΓΚΠΔ, ο υπεύθυνος επεξεργασίας φέρει την ευθύνη και πρέπει να είναι σε θέση να αποδείξει τη συμμόρφωσή του με τις αρχές της επεξεργασίας που καθιερώνονται στην παράγραφο 1 του άρθρου 5. Όπως έχει κρίνει η Αρχή, με τον ΓΚΠΔ υιοθετήθηκε ένα νέο μοντέλο συμμόρφωσης, κεντρικό μέγεθος του οποίου συνιστά η αρχή της λογοδοσίας στο πλαίσιο της οποίας ο υπεύθυνος επεξεργασίας υποχρεούται να σχεδιάζει, εφαρμόζει και εν γένει λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα και πολιτικές, προκειμένου η επεξεργασία των δεδομένων να είναι σύμφωνη με τις σχετικές νομοθετικές προβλέψεις. Επιπλέον δε, ο υπεύθυνος επεξεργασίας βαρύνεται με το περαιτέρω καθήκον να αποδεικνύει ο ίδιος και ανά πάσα στιγμή τη συμμόρφωσή του με τις αρχές του άρθρου 5 παρ. 1 ΓΚΠΔ.
5) Επειδή αναφορικά με το από 22/9/2017 αίτημα της καταγγέλλουσας δέον να επισημανθεί πρωτίστως ότι υπεβλήθη πριν την έναρξη εφαρμογής του Γενικού κανονισμού προστασίας Δεδομένων 2016/679/ΕΕ, επομένως το εν λόγω αίτημα θα πρέπει να εξετασθεί υπό το φως του προϊσχύσαντος καθεστώτος της Οδηγίας 95/46/ΕΕ, όπως ενσωματώθηκε στην ελληνική έννομη τάξη με τον προϊσχύσαντα Ν. 2472/1997 (ΦΕΚ Α’ 50). Από την επισκόπηση των διατάξεων για το δικαίωμα πρόσβασης του υποκειμένου σε δεδομένα που το αφορούν, όπως κατοχυρωνόταν από το άρθρο 12 του Ν. 2472/1997 (ΦΕΚ Α’ 50) και την αντίστοιχη διάταξη του άρθρου 12 της Οδηγίας 95/46/ΕΕ, συνάγεται ότι το δικαίωμα λήψης αντιγράφου των δεδομένων, ως τρόπος ικανοποίησης του δικαιώματος πρόσβασης, δεν προβλεπόταν ρητώς υπό το προϊσχύσαν νομικό πλαίσιο προστασίας δεδομένων. Ερμηνεύοντας το δικαίωμα πρόσβασης υπό το καθεστώς της Οδηγίας 95/46/ΕΕ, το ΔΕΕ είχε επισημάνει ότι «η οδηγία 95/46 υποχρεώνει μεν τα κράτη μέλη να εξασφαλίζουν στους ενδιαφερόμενους τη δυνατότητα να λαμβάνουν από τον υπεύθυνο της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα γνωστοποίηση όλων των υπό επεξεργασία δεδομένων που τους αφορούν, πλην όμως αφήνει στα κράτη μέλη την ευχέρεια να καθορίζουν τη συγκεκριμένη υλική μορφή αυτής της γνωστοποιήσεως, υπό την προϋπόθεση ότι αυτή πραγματοποιείται κατά «τρόπο εύληπτο», δηλαδή κατά τρόπο που να επιτρέπει στον ενδιαφερόμενο να βεβαιώνεται για την ακρίβεια των δεδομένων αυτών και για τη σύμφωνη με την οδηγία επεξεργασία τους, ούτως ώστε να μπορεί ενδεχομένως να ασκήσει τα δικαιώματα που του απονέμουν τα άρθρα 12, στοιχεία β΄ και γ΄, 14, 22 και 23 της οδηγίας αυτής (…) Επομένως, εφόσον ο σκοπός που επιδιώκεται με το δικαίωμα προσβάσεως εξυπηρετείται πλήρως από άλλη μορφή γνωστοποιήσεως, το πρόσωπο το οποίο αφορούν τα δεδομένα δεν μπορεί να προβάλει, ούτε βάσει του άρθρου 12, στοιχείο α΄, της οδηγίας 95/46 ούτε βάσει του άρθρου 8, παράγραφος 2, του Χάρτη, δικαίωμα λήψεως αντιγράφου του εγγράφου ή του πρωτότυπου αρχείου στο οποίο περιλαμβάνονται τα δεδομένα αυτά. Προκειμένου ο ενδιαφερόμενος να μην έχει πρόσβαση σε άλλα στοιχεία, πέραν των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν, μπορεί να του χορηγηθεί αντίγραφο του πρωτότυπου εγγράφου ή αρχείου με απόκρυψη των εν λόγω λοιπών στοιχείων. (..). Για την άσκηση του δικαιώματος αυτού, αρκεί να δοθεί στον αιτούντα πλήρης εικόνα των δεδομένων αυτών κατά τρόπο εύληπτο, δηλαδή κατά τρόπο που να επιτρέπει στον ενδιαφερόμενο να βεβαιώνεται για την ακρίβεια των δεδομένων αυτών και για τη σύμφωνη με την οδηγία επεξεργασία τους, ούτως ώστε να μπορεί ενδεχομένως να ασκήσει τα δικαιώματα που απορρέουν από την εν λόγω οδηγία.»
6) Επειδή στην υπό κρίση περίπτωση, βάσει όσων προέκυψαν από την εξέταση των στοιχείων του φακέλου και την ακροαματική διαδικασία, ο καθ’ ου Σύλλογος δεν ανταποκρίθηκε στο από 22/9/2017 αίτημα της καταγγέλλουσας, πριν τη σχετική υπόμνησή της, η οποία έλαβε χώρα την 28/11/2019, οπότε και το ΔΣ του Συλλόγου κάλεσε, με την από 29/12/2019 απάντησή του, την καταγγέλλουσα να λάβει γνώση των πρακτικών του συλλόγου με επί τόπου μελέτη αυτών. Λαμβανομένης υπόψη της ερμηνείας του άρθρου 12 της Οδηγίας 95/46/ΕΕ από το ΔΕΕ, η ικανοποίηση του αιτήματος της καταγγέλλουσας με επί τόπου μελέτη των πρακτικών, κρίνεται ως ικανοποιητικός τρόπος ανταπόκρισης στο αίτημα πρόσβασης της καταγγέλλουσας. Ωστόσο, αναφορικά με την προθεσμία ικανοποίησης του από 22/9/2017 αιτήματος, επισημαίνεται ότι συμφώνως προς το άρθρο 12 παρ. 4 του Ν. 2472/1997 (ΦΕΚ Α’ 50), όπως ίσχυε κατά το χρόνο υποβολής του αιτήματος: «.Εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν απαντήσει εντός δεκαπέντε (15) ημερών ή εάν η απάντησή του δεν είναι ικανοποιητική, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να προσφύγει στην Αρχή (...).» Στην υπό κρίση περίπτωση, ο καθ’ ου δεν ανταποκρίθηκε με κανένα τρόπο στο από 22/9/2017 αίτημα της καταγγέλλουσας, πριν τη σχετική υπόμνησή της, η οποία έλαβε χώρα την 28/11/2019, οπότε και το ΔΣ του Συλλόγου κάλεσε, με την από 29/12/2019 απάντησή του, την καταγγέλλουσα να λάβει γνώση των πρακτικών του συλλόγου με επί τόπου μελέτη αυτών, επομένως ο καθ’ ου, δεν τήρησε την τασσόμενη από το άρθρο 12 παρ. 4 του Ν. 2472/1997 (ΦΕΚ Α’ 50), προθεσμία προς απάντηση. Ωστόσο ο ως άνω νόμος έχει ήδη καταργηθεί και συνεπώς η οποιαδήποτε παραβίαση προς την τήρηση της ως άνω διάταξης εκ μέρους του καθ’ ου ως υπευθύνου επεξεργασίας δεν επιφέρει πλέον οποιαδήποτε κύρωση.
7) Επειδή αναφορικά με το από 3/10/2021 αίτημα της καταγγέλλουσας, δέον να ληφθούν υπόψη τα εξής: το άρθρο 15 ΓΚΠΔ ορίζει ότι : «1. Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να λαμβάνει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας επιβεβαίωση για το κατά πόσον ή όχι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν υφίστανται επεξεργασία και, εάν συμβαίνει τούτο, το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και στις ακόλουθες πληροφορίες: (…) . 2. (…) 3. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας παρέχει αντίγραφο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία. Για επιπλέον αντίγραφα που ενδέχεται να ζητηθούν από το υποκείμενο των δεδομένων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να επιβάλει την καταβολή εύλογου τέλους για διοικητικά έξοδα. Εάν το υποκείμενο των δεδομένων υποβάλλει το αίτημα με ηλεκτρονικά μέσα και εκτός εάν το υποκείμενο των δεδομένων ζητήσει κάτι διαφορετικό, η ενημέρωση παρέχεται σε ηλεκτρονική μορφή που χρησιμοποιείται συνήθως. 4. Το δικαίωμα να λαμβάνεται αντίγραφο που αναφέρεται στην παράγραφο 3 δεν επηρεάζει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων.» . Περαιτέρω, σύμφωνα και με την αιτιολογική σκέψη 63 του ΓΚΠΔ «Ένα υποκείμενο των δεδομένων θα πρέπει να έχει δικαίωμα πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία συλλέχθηκαν και το αφορούν και να μπορεί να ασκεί το εν λόγω δικαίωμα ευχερώς και σε εύλογα τακτά διαστήματα, προκειμένου να έχει επίγνωση και να επαληθεύει τη νομιμότητα της επεξεργασίας. (…)»
8) Επειδή περαιτέρω, σύμφωνα με το άρθρο 12 παρ. 1 ΓΚΠΔ «Ο υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για να παρέχει στο υποκείμενο των δεδομένων κάθε πληροφορία που αναφέρεται στα άρθρα 13 και 14 και κάθε ανακοίνωση στο πλαίσιο των άρθρων 15 έως 22 και του άρθρου 34 σχετικά με την επεξεργασία σε συνοπτική, διαφανή, κατανοητή και εύκολα προσβάσιμη μορφή, χρησιμοποιώντας σαφή και απλή διατύπωση, ιδίως όταν πρόκειται για πληροφορία απευθυνόμενη ειδικά σε παιδιά. Οι πληροφορίες παρέχονται γραπτώς ή με άλλα μέσα, μεταξύ άλλων, εφόσον ενδείκνυται, ηλεκτρονικώς. Όταν ζητείται από το υποκείμενο των δεδομένων, οι πληροφορίες μπορούν να δίνονται προφορικά, υπό την προϋπόθεση ότι η ταυτότητα του υποκειμένου των δεδομένων είναι αποδεδειγμένη με άλλα μέσα.», ενώ σύμφωνα με την παράγραφο 2 του ίδιου ως άνω άρθρου: «Ο υπεύθυνος επεξεργασίας διευκολύνει την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων που προβλέπονται στα άρθρα 15 έως 22.(…)»
9) Επειδή, στην υπό κρίση περίπτωση, από την εξέταση των στοιχείων του φακέλου και την ακροαματική διαδικασία, προκύπτει ότι το από 3/10/2021 αίτημα της καταγγέλλουσας με το οποίο αιτήθηκε αντίγραφα «των σημείων από τα πρακτικά των συνεδριάσεων του ΔΣ που αφορούν το πρόσωπό της», με σκοπό, όπως αναφέρει, την άσκηση δικαιωμάτων της, απερρίφθη με επιστολή του καθ’ ου με ημερομηνία 2/11/2021. Με την εν λόγω επιστολή ο καθ’ ου ενημέρωσε την καταγγέλλουσα ότι το ΔΣ του Συλλόγου αποφάσισε ομόφωνα ότι το αίτημα της είχε ήδη απαντηθεί με την από 7/6/2021 απαντητική επιστολή του και με την οποία είχε απορριφθεί το προηγούμενο από 9/5/2021 αίτημα της καταγγέλλουσας για λήψη αντιγράφων των πρακτικών του ΔΣ και της ΓΣ για τα τελευταία 7 ημερολογιακά έτη. Περαιτέρω, κατά την ως άνω ακρόαση, ο καθ’ ου υποστήριξε ότι σε πολλαπλές περιστάσεις, γνωστοποιήθηκε από το ΔΣ του καθ’ ου συλλόγου στην καταγγέλλουσα, μέσω προφορικής ενημέρωσης, ότι μπορεί να λαμβάνει γνώση των πρακτικών του Συλλόγου που την αφορούν με επί τόπου μελέτη στα γραφεία του Συλλόγου, αρνούμενος να ικανοποιήσει το αίτημά της προς λήψη αντιγράφων των πρακτικών του ΔΣ, λόγω μη σχετικής πρόβλεψης στο καταστατικό του συλλόγου, καθώς και λόγω αναφοράς σε αυτά πλήθους προσωπικών δεδομένων τρίτων προσώπων, ενώ αναφορικά με την «άσκηση των δικαιωμάτων της», ο καθ’ ου σύλλογος υποστήριξε ακόμα κατά την ακρόαση ενώπιον της Αρχής, ότι η καταγγέλλουσα θα έπρεπε να προσδιορίσει επαρκώς τον τρόπο της σκοπούμενης άσκησης των δικαιωμάτων της, προκειμένου να είναι σε θέση να ικανοποιήσει το αίτημα της με παροχή αντιγράφου των δεδομένων της.
10) Επειδή, αναφορικά με τους λόγους άρνησης ικανοποίησης του καθ’ ου υπεύθυνου επεξεργασίας του από 3/10/2021 του αιτήματος της καταγγέλλουσας προς λήψη αντιγράφων των πρακτικών του ΔΣ που την αφορούν, δέον να επισημανθούν τα ακόλουθα: Αναφορικά με την επικαλούμενη από τον καταγγελλόμενο διάταξη του καταστατικού του συλλόγου (άρθρο 6 στοιχ. ε’ του Καταστατικού) για τη δυνατότητα των μελών του να διαβάζουν τα πρακτικά και την έλλειψη σχετικής διάταξης για λήψη αντιγράφων των πρακτικών από τα μέλη, επισημαίνεται ότι η έλλειψη διάταξης του καταστατικού για τη δυνατότητα των μελών να λαμβάνουν αντίγραφα των πρακτικών, ουδόλως παρεμποδίζει την ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης με την παροχή αντιγράφου των δεδομένων που τηρούνται στα εν λόγω βιβλία, σύμφωνα με την ως άνω ανάλυση που περιέχεται στις Κατευθυντήριες Οδηγίες του ΕΣΠΔ. Ούτε άλλωστε δύναται να θεωρηθεί η έλλειψη διάταξης του καταστατικού για τη δυνατότητα των μελών να λαμβάνουν αντίγραφα των πρακτικών, ως παραίτηση των μελών από το κατοχυρούμενο με το άρθρο 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ δικαίωμά τους να λαμβάνουν αντίγραφα των δεδομένων τους που υφίστανται επεξεργασία. Επισημαίνεται ότι βάσει της ιεραρχίας των κανόνων δικαίου, οι δικαιοπραξίες – και συνεπώς οι καταστατικές πράξεις των σωματείωναποτελούν, σύμφωνα με τη διδασκαλία που δέχεται τον χαρακτήρα των τελευταίων ως πηγών του Δικαίου, την κατώτατη βάση των κανόνων δικαίου .
11) Επειδή, σύμφωνα με τις Κατευθυντήριες γραμμές 1/2022 του ΕΣΠΔ αναφορικά με το δικαίωμα πρόσβασης, ο κύριος τρόπος παροχής πρόσβασης στα δεδομένα προς το υποκείμενο είναι η παροχή αντιγράφου των δεδομένων του, η υποχρέωση όμως παροχής αντιγράφου των δεδομένων δε θα πρέπει να εκλαμβάνεται ως ένα επιπρόσθετο δικαίωμα του υποκειμένου, αλλά ως τρόπος παροχής πρόσβασης στα δεδομένα του. Ταυτόχρονα, η υποχρέωση παροχής αντιγράφου των δεδομένων δε διευρύνει το σκοπό του δικαιώματος πρόσβασης, καθώς αφορά μόνο την αντιγραφή των δεδομένων που υφίστανται επεξεργασία και όχι απαραιτήτως την αναπαραγωγή πρωτοτύπων εγγράφων. Η υποχρέωση παροχής αντιγράφου εξυπηρετεί το σκοπό του δικαιώματος πρόσβασης να παρέχει τη δυνατότητα στο υποκείμενο των δεδομένων να λαμβάνει γνώση και να επαληθεύει τη νομιμότητα της επεξεργασίας (Βλ. και αιτιολογική σκέψη 63 του ΓΚΠΔ). Σε ορισμένες περιστάσεις, ενδέχεται να υφίστανται άλλοι κατάλληλοι τρόποι για την ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης , και ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να εξασφαλίζει το δικαίωμα πρόσβασης του υποκειμένου, μέσω άλλων εναλλακτικών, για παράδειγμα μέσω προφορικής πληροφόρησης, μέσω μελέτης των αρχείων, μέσω επί τόπου ή απομακρυσμένης πρόσβασης, χωρίς δυνατότητα λήψης. Το δικαίωμα λήψης αντιγράφου των δεδομένων δε νοείται πάντοτε ως δικαίωμα του υποκειμένου να λαμβάνει αντίγραφο των εγγράφων που περιέχουν τα δεδομένα του, αλλά ως δικαίωμα να λαμβάνει ακριβές αντίγραφο των δεδομένων του που υφίστανται επεξεργασία σε αυτά τα έγγραφα. Ένα τέτοιο αντίγραφο μπορεί να δημιουργηθεί μέσω της συλλογής σε αυτό όλων των δεδομένων που αφορά το δικαίωμα πρόσβασης, με την προϋπόθεση ότι η συλλογή καθιστά εφικτή τη γνώση και την επαλήθευση της νομιμότητας της επεξεργασίας για το υποκείμενο των δεδομένων..
12) Επειδή με την Απόφαση C-487/21, το Δικαστήριο της ΕΕ έκρινε εξάλλου ότι σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ, αφενός, της άσκησης του δικαιώματος πλήρους πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και, αφετέρου, των δικαιωμάτων ή των ελευθεριών τρίτων, θα πρέπει να γίνει στάθμιση των επίμαχων δικαιωμάτων και «Οσάκις είναι δυνατόν, θα πρέπει να επιλέγονται τρόποι κοινοποίησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα οι οποίοι δεν προσβάλλουν τα δικαιώματα ή τις ελευθερίες τρίτων, λαμβανομένου, εντούτοις, υπόψη ότι, όπως προκύπτει από την αιτιολογική σκέψη 63 ΓΚΠΔ, τέτοιοι παράγοντες δεν πρέπει «να έχουν ως αποτέλεσμα την άρνηση παροχής κάθε πληροφορίας στο υποκείμενο των δεδομένων». Περαιτέρω, όπως έκρινε το Δικαστήριο, «Όσον αφορά τους σκοπούς που επιδιώκονται με το άρθρο 15 του ΓΚΠΔ, επισημαίνεται ότι, όπως διευκρινίζεται στην αιτιολογική σκέψη του 11, σκοπός του ΓΚΠΔ είναι η ενίσχυση και ο λεπτομερής καθορισμός των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων. Το άρθρο 15 του κανονισμού αυτού προβλέπει, συναφώς, δικαίωμα λήψης αντιγράφου, (…). Η αιτιολογική σκέψη 63 του ΓΚΠΔ διευκρινίζει ότι «[τ]ο υποκείμενο των δεδομένων θα πρέπει να έχει δικαίωμα πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία συλλέχθηκαν και το αφορούν και να μπορεί να ασκεί το εν λόγω δικαίωμα ευχερώς και σε εύλογα τακτά διαστήματα, προκειμένου να έχει επίγνωση και να επαληθεύει τη νομιμότητα της επεξεργασίας». (…) Επομένως, το δικαίωμα πρόσβασης που προβλέπεται στο άρθρο 15 του ΓΚΠΔ πρέπει να παρέχει στο υποκείμενο των δεδομένων τη δυνατότητα να βεβαιώνεται ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν είναι ακριβή και ότι η επεξεργασία τους γίνεται με νόμιμο τρόπο (…)», ενώ τέλος, καταλήγει το Δικαστήριο «Το δικαίωμα του υποκειμένου των δεδομένων να λάβει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας αντίγραφο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία προϋποθέτει το δικαίωμα λήψης αντιγράφων αποσπασμάτων εγγράφων ή ακόμη και ολόκληρων εγγράφων ή αποσπασμάτων από βάσεις δεδομένων που περιέχουν, μεταξύ άλλων, τα εν λόγω δεδομένα, αν η παροχή ενός τέτοιου αντιγράφου είναι απαραίτητη για να μπορέσει ο ενδιαφερόμενος να ασκήσει αποτελεσματικά τα δικαιώματα που του παρέχει ο κανονισμός, με την επισήμανση ότι πρέπει να λαμβάνονται συναφώς υπόψη τα δικαιώματα και οι ελευθερίες των τρίτων».
13) Επειδή με βάση τα προαναφερόμενα στις σκέψεις 11 και 12, ο σκοπός που εξυπηρετείται με τη διάταξη του άρθρου 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ, συνίσταται στην παροχή διαφάνειας προς το υποκείμενο των δεδομένων, προκειμένου να καθίσταται δυνατή η επίγνωση και η επαλήθευση της νομιμότητας της επεξεργασίας. Εξ αυτού, συνάγεται ότι το δικαίωμα λήψης αντιγράφου του άρθρου 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ, δεν κατοχυρώνεται, κατ’ αρχήν, με σκοπό την προστασία έτερων δικαιωμάτων ή εννόμων συμφερόντων, όπως λόγου χάρη την άσκηση δικαιώματος δικαστικής προστασίας, η οποία δύναται πάντως να επιτευχθεί με έτερα μέσα (βλ. ΑΚ 902 και ΚΠολΔ 450-451 για την επίδειξη εγγράφων, ΚΠολΔ 683- 703 για την ειδική διαδικασία των ασφαλιστικών μέτρων). Κατά τούτο, η εναλλακτική πρόταση του καθ’ ου υπευθύνου επεξεργασίας για επί τόπου μελέτη των πρακτικών του Συλλόγου, όπως προβλήθηκε και τεκμηριώθηκε ενώπιον της Αρχής, κρίνεται εν προκειμένω ως επαρκής και μη αντιβαίνουσα προς το σκοπό των διατάξεων που εξυπηρετούν τα άρθρα 15 παρ. 1 και 3 ΓΚΠΔ.
14) Επειδή εντούτοις, όπως έχει επανειλημμένα κρίνει η Αρχή, για την ορθή και πλήρη τήρηση των διατάξεων του άρθρου 12 ΓΚΠΔ αναφορικά με το δικαίωμα πρόσβασης του άρθρου 15 ΓΚΠΔ, ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υποχρέωση να απαντήσει αιτιολογημένα στο αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος ακόμα και αρνητικά, ενώ η άρνηση ικανοποίησης του ασκηθέντος δικαιώματος πρόσβασης θα πρέπει να λαμβάνει χώρα εγγράφως, με αναλυτική παράθεση και επαρκή τεκμηρίωση των σχετικών λόγων απόρριψης εκ μέρους του υπευθύνου επεξεργασίας, προκειμένου να πληρούνται η προϋπόθεση διαφανούς ενημέρωσης, κατ’ άρθρον 12 παρ. 1 ΓΚΠΔ. Εν προκειμένω, η απόρριψη του αιτήματος της καταγγέλλουσας με την από 2/11/2021 επιστολή του συλλόγου δεν περιέχει την κατά τα ως άνω απαιτούμενη αιτιολογία και τεκμηρίωση των λόγων απόρριψης του αιτήματος της καταγγέλλουσας, η οποία άλλωστε δεν περιέχεται ούτε στην από 7/6/2021 απάντηση, ακόμα και στην περίπτωση που αυτή ήθελε θεωρηθεί συναφής με το από 3/10/2021 εξεταζόμενο εν προκειμένω, ουσιωδώς διάφορο αίτημα της καταγγέλλουσας, ενώ η προφορική ενημέρωσή της αναφορικά με τους λόγους απόρριψης του αιτήματός της δε δύναται να θεωρηθεί ως επαρκώς αιτιολογημένη και τεκμηριωμένη απόρριψη του αιτήματος της για πρόσβαση σε δεδομένα που την αφορούν. Περαιτέρω, όπως έχει κριθεί από την Αρχή, σε περίπτωση που η παροχή αντιγράφου δύναται να επηρεάσει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων προσώπων κατά το άρθρο 15 παρ. 4 ΓΚΠΔ, όπως εν προκειμένω προβάλλεται από τον καθ’ ου σύλλογο, δύναται να θεωρηθεί αναγκαία η εξειδίκευση του αιτήματος πρόσβασης, προκειμένου ο υπεύθυνος επεξεργασίας να είναι σε θέση να εξετάσει, στο πλαίσιο της αρχής της λογοδοσίας, αν τίθεται ζήτημα δυσμενούς επίδρασης στα δικαιώματα και στις ελευθερίες των άλλων, και συνεπώς αν συντρέχει νόμιμος λόγος μη χορήγησης των δεδομένων. Ωστόσο, με βάση την αρχή της λογοδοσίας, συμφώνως προς το άρθρο 5 παρ. 2 ΓΚΠΔ, είναι καθήκον του υπευθύνου επεξεργασίας να διευκολύνει την άσκηση του δικαιώματος του υποκειμένου, συμφώνως προς το άρθρο 12 παρ. 2 ΓΚΠΔ, καλώντας το να εξειδικεύσει το αίτημα πρόσβασης, προκειμένου να είναι σε θέση να ικανοποιήσει το ασκούμενο δικαίωμα διαφυλάσσοντας ταυτόχρονα τυχόν δεδομένα τρίτων προσώπων. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, ο καθ’ ου Σύλλογος, όπως διαπιστώθηκε ήδηως άνω, με την από 2/11/2021 απάντησή του προς την καταγγέλλουσα, απέρριψε το αίτημα πρόσβασης στα σημεία των πρακτικών του ΔΣ που την αφορούν, χωρίς την παράθεση αιτιολογίας και προέβαλε τον εν λόγω ισχυρισμό μόνο ενώπιον της Αρχής. Κατά τούτο διαπιστώνεται εκ μέρους του καθ’ ου υπευθύνου επεξεργασίας παραβίαση των διατάξεων του άρθρου 12 παρ. 1, 2 ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 15 παρ. 1, 3 ΓΚΠΔ.
Κατόπιν όλων των ανωτέρω, ενόψει της καταργήσεως κατά τα ανωτέρω του Ν. 2472/1997, διαπιστώνεται εκ μέρους του καθ’ ου υπευθύνου επεξεργασίας μόνον η παραβίαση των διατάξεων του άρθρου 12 παρ. 1, 2 ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 15 παρ. 1, 3 ΓΚΠΔ, αναφορικά με το από 3/10/2021 αίτημα πρόσβασης της καταγγέλλουσας.
Η Αρχή κρίνει ότι σε σχέση με τις ως άνω αναλυτικά περιγραφόμενες παραβιάσεις συντρέχει περίπτωση άσκησης των εκ του άρθρου 58 παρ. 2 ΓΚΠΔ διορθωτικών εξουσιών της, όπως το περιεχόμενο αυτού συμπληρώνεται από την αιτιολογική σκέψη 148 ΓΚΠΔ. Ειδικότερα η Αρχή, λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο των περιστάσεων της υπό εξέταση υπόθεσης, κρίνει ότι σε σχέση με τις ως άνω αναλυτικά καταγγελλόμενες παραβιάσεις συντρέχει περίπτωση εφαρμογής της διάταξης του άρθρου 58 παρ. 2 στοιχ. β) ΓΚΠΔ, και θα πρέπει η Αρχή να απευθύνει επίπληξη στον καθ΄ ου υπεύθυνο επεξεργασίας για την παραβίαση των ως άνω διατάξεων του ΓΚΠΔ.
ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ ΑΥΤΟΥΣ
Η Αρχή
διαπιστώνει ότι ο καθ’ ου υπεύθυνος επεξεργασίας Πολιτιστικός Σύλλογος Χ προέβη σε παραβίαση του δικαιώματος πρόσβασης της καταγγέλλουσας, κατά παράβαση των διατάξεων του άρθρου 12 παρ. 1,2 ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 15 παρ. 1, 3 ΓΚΠΔ,
και απευθύνει επίπληξη κατ’ άρθρο 58 παρ. 2 στοιχ. β) ΓΚΠΔ στον καθ’ ου Πολιτιστικό Σύλλογο Χ, για τους λόγους που εκτενώς αναλύονται στο σκεπτικό της παρούσης.
Ο Πρόεδρος
Γεώργιος Μπατζαλέξης
Η Γραμματέας
Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου