ΑΠΟΦΑΣΗ 4/2024
Αθήνα, 14-02-2024
Αριθμ. Πρωτ. Γ/ΕΞΕ/554
Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα συνήλθε μετά από πρόσκληση του Προέδρου της μέσω τηλεδιάσκεψης, την 06/02/2024, προκειμένου να εξετάσει την υπόθεση, που αναφέρεται κατωτέρω στο ιστορικό της παρούσας απόφασης. Παρέστησαν ο Πρόεδρος της Αρχής, Κωνσταντίνος Μενουδάκος και τα τακτικά μέλη της Κωνσταντίνος Λαμπρινουδάκης, Σπυρίδων Βλαχόπουλος, Χρήστος Καλλονιάτης, Αικατερίνη Ηλιάδου, Γρηγόριος Τσόλιας και το αναπληρωματικό μέλος Νικόλαος Λίβος, ως εισηγητής σε αντικατάσταση του τακτικού μέλους Χαράλαμπου Ανθόπουλου, ο οποίος αν και εκλήθη νομίμως εγγράφως, δεν παρέστη λόγω κωλύματος. Παρούσες χωρίς δικαίωμα ψήφου ήταν οι Ελένη Μαραγκού, ειδική επιστήμονας- νομικός, Γεωργία Παναγοπούλου και Αικατερίνη Χατζηδιάκου, ειδικοί επιστήμονες - πληροφορικοί, ως βοηθοί εισηγητή και η Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου, υπάλληλος του τμήματος διοικητικών υποθέσεων, ως γραμματέας.
Η Αρχή έλαβε υπόψη της τα κάτωθι:
Στο πλαίσιο μιας ευρύτερης πρωτοβουλίας του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων (εφεξής, ΕΣΠΔ), η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (εφεξής, Αρχή), όπως και η πλειοψηφία των μελών του ΕΣΠΔ αναλαμβάνει από κοινού την εξέταση ενός θέματος με συντονισμένο τρόπο. Για το 2023, το ΕΣΠΔ αποφάσισε να δώσει προτεραιότητα στο θέμα "Ο ορισμός και η θέση του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων". Για το σκοπό αυτό, το ΕΣΠΔ ανέπτυξε ένα ενιαίο ερωτηματολόγιο σχετικά με τον ορισμό και τη θέση του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (εφεξής, ΥΠΔ), το οποίο η Αρχή υιοθέτησε και απέστειλε σε επιλεγμένους φορείς του δημοσίου. Η Αρχή ως συμμετέχον μέλος σε αυτή τη δράση έχει επιπλέον επιλέξει να συμμετάσχει ασκώντας τις εξουσίες έρευνας που διαθέτει δυνάμει του άρθρου 58 ΓΚΠΔ, προκειμένου να ελέγξει τον ορισμό και τη θέση του ΥΠΔ στον δημόσιο τομέα ενόψει της εκ του νόμου υφιστάμενης υποχρέωσης για ορισμό ΥΠΔ (άρθρα 37-39 ΓΚΠΔ και άρθρα 6-8 του ν. 4624/2019).
Η ομάδα συντονισμένης δράσης της Αρχής αποτελούμενη από τις ειδικούς επιστήμονες Ε. Μαραγκού, Γ. Παναγοπούλου και Α. Χατζηδιάκου απέστειλε το ερωτηματολόγιο σε 31 φορείς του δημοσίου στις 03-05-2023. Μεταξύ αυτών ήταν και το Υπουργείο Κλιματικής Κρίσης και Πολιτικής Προστασίας (εφεξής, υπεύθυνος επεξεργασίας) στον οποίο η ομάδα συντονισμένης δράσης απέστειλε το ερωτηματολόγιο με το υπ. αριθ. πρωτ. .../03-05-2023 έγγραφο με καταληκτική ημερομηνία υποβολής του μέσω του συνδέσμου EUsurvey στις 19-05-2023. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν ανταποκρίθηκε στο ανωτέρω έγγραφο. ΗΑρχή έστειλε εκ νέου το ερωτηματολόγιο στον υπεύθυνο επεξεργασίας με το υπ. αριθ. πρωτ. .../29-05-2023 έγγραφο, στο οποίο ο υπεύθυνος επεξεργασίας κλήθηκε εκ νέου να απαντήσει μέχρι τις 31-05-2023. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν ανταποκρίθηκε και πάλι. Από αναζήτηση στην ιστοσελίδα του υπεύθυνου επεξεργασίας προέκυψε ότι δεν υπήρχαν αναρτημένα στοιχεία ΥΠΔ. Επιπλέον, βάσει του μητρώου ΥΠΔ που τηρεί η Αρχή, επιβεβαιώθηκε ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν έχει προβεί σε ανακοίνωση στοιχείων επικοινωνίας ΥΠΔ ως όφειλε σύμφωνα με το άρθρο 37 παρ. 1 και 7.
Στη συνέχεια και αφού η Αρχή εξέτασε τα στοιχεία του φακέλου, απέστειλε την υπ. αριθμ. πρωτ. .../28-11-2023 κλήση προς τον υπεύθυνο επεξεργασίας προκειμένου να συζητηθεί η εν λόγω υπόθεση ενώπιον της Ολομέλειας της Αρχής την Τρίτη 19 Δεκεμβρίου
2023. Κατά τη συνεδρίαση η υπόθεση αναβλήθηκε κατόπιν αιτήματος του υπευθύνου επεξεργασίας για τη συνεδρίαση της 09-01-2024. Κατόπιν της λήψης της κλήσης στην Ολομέλεια της Αρχής, ο υπεύθυνος επεξεργασίας απέστειλε στην Αρχή το υπ. αριθμ. πρωτ. .../22-12-2023 υπόμνημα, με το οποίο διαβίβασε το ερωτηματολόγιο στο οποίο επιβεβαιώνει μέσω των απαντήσεων του ότι δεν έχει ορίσει ΥΠΔ παρόλο που ο ορισμός του είναι υποχρεωτικός.
Στην εν λόγω συνεδρίαση, η οποία πραγματοποιήθηκε μέσω τηλεδιάσκεψης, ήταν παρόντες εκ μέρους του υπεύθυνου επεξεργασίας, ο Α, Γενικός Γραμματέας Πολιτικής Προστασίας του Υπουργείου Κλιματικής Κρίσης και Πολιτικής Προστασίας και η Παναγιούλα Μακρή, Νομική Σύμβουλος στο Γραφείο του Υπουργού με ΑΜΔΣ …, προκειμένου να παράσχουν διευκρινίσεις επί της υπόθεσης. Εν συνεχεία, και μετά από σχετικό αίτημα που υποβλήθηκε κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης ο υπεύθυνος επεξεργασίας απέστειλε το με αρ. πρωτ. Αρχής Γ/ΕΙΣ/654/26-01-2024 υπόμνημα με το οποίο επανέλαβε κατ’ ουσίαν τους ισχυρισμούς που έθεσε και προηγουμένως ενώπιον της Αρχής. Με το υπόμνημά του επισημαίνει ότι α) έχει σταλεί σχέδιο Π.Δ. στο οποίο περιλαμβάνονται οργανωτικές αλλαγές που καλύπτουν το πεδίο προστασίας προσωπικών δεδομένων και το οποίο εκκρεμεί προς επεξεργασία από το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, β) η καθυστέρηση στη συμμόρφωση οφείλεται στη διενέργεια αλλαγών στη δομή και σύνθεση του υπουργείου και ειδικότερα στην προσθήκη της Γενικής Γραμματείας Αρωγής, γ) το υπουργείο συστάθηκε τον Σεπτέμβριο του 2021, στο οποίο μεταφέρθηκαν υπηρεσίες από το Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη, ενώ προβλέφθηκε μεταβατικότητα ως προς το χρόνο οριστικής υπαγωγής υπαλλήλων και μεταφοράς κονδυλίων μέχρι και την 31.12.2022, δ) έχει συναφθεί με εξωτερικό σύμβουλο σύμβαση ανάθεσης εργασιών για την υποστήριξη της συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ, καθώς επίσης συγκροτήθηκε υποστηρικτική ομάδα εργασίας με εκπροσώπηση όλων των κρίσιμων για την τήρηση των διαδικασιών προστασίας δεδομένων, επιμέρους διευθύνσεων του υπουργείου, ενώ θα οριστεί και ΥΠΔ. Επιπλέον, με το ανωτέρω υπόμνημα ο υπεύθυνος επεξεργασίας απέστειλε τη σύμβαση έργου (01/2024) με την ανάδοχο εταιρεία με την επωνυμία «... LTD – ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑ ΑΛΛΟΔΑΠΗΣ» για την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών συμμόρφωσης με τον ΓΚΠΔ. Τέλος, ο υπεύθυνος επεξεργασίας μέσω του υπομνήματος απέστειλε συμπληρωματικά την ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ της προϊσταμένης Διεύθυνσης Διοίκησης και Υποστήριξης που συμπλήρωσε τελικά το εν λόγω ερωτηματολόγιο (το οποίο υπέβαλε στην Αρχή ο υπεύθυνος επεξεργασίας με το ανωτέρω το υπ. αριθμ. πρωτ. .../22-12-2023 υπόμνημα) και λοιπών εκπροσώπων του υπουργείου, η οποία έλαβε χώρα στις 06-06-2023, δηλαδή μετά την 31-05-2023 που είχε οριστεί ως καταληκτική ημερομηνία υποβολής του ερωτηματολογίου, οπότε και ο σύνδεσμος της πλατφόρμας ήταν σκοπίμως απενεργοποιημένος από την Αρχή στο πλαίσιο του ελέγχου.
Η Αρχή, έπειτα από εξέταση των στοιχείων του φακέλου και όσων προέκυψαν από την ενώπιόν της ακροαματική διαδικασία και τα υπομνήματα του υπεύθυνου επεξεργασίας, με τα συμπληρωματικά έγγραφα αυτών, αφού άκουσε τον εισηγητή και τις διευκρινίσεις από τις βοηθούς εισηγητή, οι οποίες παρέστησαν χωρίς δικαίωμα ψήφου, κατόπιν διεξοδικής συζητήσεως, κρίνει ότι προέκυψαν νέα στοιχεία, τα οποία επιβάλλεται να εξεταστούν και αποφασίζει την αναβολή της έκδοσης απόφασης και την αποστολή νέας κλήσης στον υπεύθυνο επεξεργασίας προκειμένου να συζητηθεί εκ νέου και στο σύνολό της η υπόθεση ενώπιον της Ολομέλειας της Αρχής.
ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΛΟΓΟΥΣ ΑΥΤΟΥΣ
Η ΑΡΧΗ
Αναβάλλει την έκδοση απόφασης για την υπόθεση που συζητήθηκε ενώπιον της στη συνεδρίαση της 09-01-2024.
Ο Πρόεδρος
Κωνσταντίνος Μενουδάκος
Η Γραμματέας
Ειρήνη Παπαγεωργοπούλου